14032

Почтовый сервер: принцип работы, способы создания корпоративной почты

Электронная почта — один из главных каналов коммуникации и удобный инструмент для работы в digital-среде. Бесперебойную передачу данных для этого вида связи обеспечивают почтовые серверы. В статье разберём, что такое почтовый сервер, как он работает, какие существуют протоколы и поможем определиться, нужен ли вам в компании персональный сервер, а также расскажем об особенностях массовых рассылок и вариантах создания корпоративной почты.

Что такое почтовый сервер, принцип его работы

Почтовый сервер представляет собой программу, которая обеспечивает доставку электронных писем — очень похоже на обычную классическую почту, только в digital-пространстве передача занимает доли секунд, а система хранения данных хорошо продумана и организована. Самые известные серверы — «Яндекс», Gmail, Mail.com и другие.

В этой системе коммуникации есть ещё один важный участник — почтовый клиент, его можно сравнить с конвертом в традиционной почте. Схема такая: пользователь открывает почтовый клиент и пишет письмо — как бы «запечатывает» послание, потом нажимает кнопку «Отправить», и письмо попадает на сервер (отделение традиционной почты, если продолжать аналогию), отсюда письмо отправляется дальше — указанному адресату.

Почтовые серверы могут использоваться как для общения в личных целях, так и для массовой рассылки сообщений. Для последних существуют собственные программы, позволяющие производить подобные операции, такие как GetResponse, Unisender, Mailchimp. Кроме того, можно создавать собственный сервер для работы.

Протоколы email-систем: что это такое и зачем они нужны

Доставить в верном направлении послание и обеспечить безопасность передачи данных позволяют специальные протоколы. Их несколько:

  • IMAP (Internet Message Access Protocol) — «забирает» послания из сервера и обеспечивает их передачу адресату. При этом письма сохраняются на почтовом сервере получателя и не занимают память на устройстве. Это современное удобное решение, выгодное для пользователя, однако и требования к серверу в этом случае повышенные — необходимо обеспечить большой объём для данных без потери качества. Стоит отметить, что провайдеры зачастую рекомендуют использовать именно IMAP.
  • POP3 (Post Office Protocol 3) — осуществляет ту же самую работу, что и предыдущий протокол. Разница в том, что POP3 использует для хранения память устройства. Как только адресат открывает электронное письмо, протокол удаляет из памяти сервера послание. Это, конечно, экономит объём памяти на сервере, но доставляет определённые неудобства пользователю: он должен всегда быть начеку и периодически удалять ненужные данные.
  • SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) — этот протокол дополняет два предыдущих. С его помощью электронное письмо от адресанта попадает сначала на его почтовый сервер, а затем на сервер получателя. Дальше в дело вступают протоколы IMAP или POP3, которые завершают процесс доставки данных.

Преимущества собственного почтового сервера для компании

Многие организации не используют популярные серверы, а делают выбор в пользу создания собственного. Зачем это нужно? Обычно таким образом могут решать две задачи: 1) организация внутренней коммуникации сотрудников и 2) массовая рассылка (развитие значимого канала продвижения и продаж — email-маркетинг).

В чём преимущества подобного подхода? Во-первых, это безопасно. Популярные серверы — это крупные экосистемы digital-пространства с собственными инструментами защиты, но никто на 100% не уверен, что ценные сведения не попадут в чужие руки. Это особенно важно для таких организаций, как, например, банки или государственные компании, где сведения должны тщательно охраняться. Однако маленьким компаниям, у которых нет ресурсов на создание собственного сервера и обеспечение безопасности данных, проще и разумнее положиться на крупнейших представителей почтовых провайдеров. Их уровня защиты вполне достаточно для безопасного общения с клиентами и документооборота.

Во-вторых, компания с собственным сервером не зависит от доступа к интернету. Даже если возникнут перебои в работе глобальной сети, внутренняя сеть обеспечит отправку и получение данных в системе.

В-третьих, собственный сервер существенно экономит трафик на передачи больших объёмов данных.

Как создать корпоративную почту

Создание собственного сервера — удобное решение, но есть и другие варианты для организации эффективной коммуникации внутри компании. Рассмотрим основные способы. При этом следует помнить, что окончательный выбор зависит от типа бизнеса, целей, масштабов, числа сотрудников и так далее.

Бесплатный email

Регистрация электронной почты на популярном почтовом сервере (Gmail, Mail.ru, «Яндекс.Почта») позволяет решать простые задачи — общение с клиентами, обмен счетами и т. п. Обычно такой способ подходит для личных задач, однако маленькая фирма, которая только начинает свой путь в мире бизнеса, тоже может воспользоваться готовыми решениями для удобства, надёжности и в условиях дефицита ресурсов. Среди преимуществ — простота юзабилити, экономия. В числе недостатков — ограничение объёма для хранения данных, слабая защита, невозможно обозначить бренд в виде домена.

Почта на домене

В этом случае нужно зарегистрировать домен, выбрав название компании, а затем создать в любом подходящем сервисе (например, «Яндекс.Почта», G Suite, Mail.ru) почтовый ящик. Домен, созвучный с наименованием компанией, будет неизменен, а электронный адрес может отражать любые нужные данные — название отдела, фамилию сотрудника: name@company.ru Таким образом в названии почты присутствует бренд, и легко понять, от кого пришло послание. В числе преимуществ и невысокая плата (оплачивается только домен, а услуги почты, как правило, предоставляются бесплатно), широкий функционал, включающий в себя настройку фильтров, антиспама, переадресации и т. п. К недостаткам можно отнести зависимость от сервера, на работоспособность которого нельзя повлиять.

что такое почтовый сервер gmail

Собственный сервер

Наконец, рассмотрим вариант, о котором уже упоминалось выше, — создание персонального сервера. Это расширенная версия предыдущего способа. Здесь в вашей власти и домен, и сам сервер, что даёт больше манёвров для работы.

Можно полностью настроить работу под себя: задать резервное копирование, установить правила пересылки, ограничения по объёму и так далее. При любых сбоях можно отследить причину и оперативно восстановить систему или данные. Из минусов — значительные траты на оборудование и специалистов.

Почтовый сервер для массовых рассылок

Массовые рассылки требуют особого подхода. Такая система более сложная в организации и настройке, чем сервер, предназначенный для корпоративной почты. Существуют специальные сервисы, предоставляющие услуги по рассылке сообщений, предназначенным множеству адресатов.

Серверы для массовых рассылок имеют ряд особенностей. К примеру, первоочередной задачей является не получение писем, а отправка; количество посланий может достигать цифры в несколько миллионов за одну минуту; предусмотрены расширенная статистика, возможность отказа от получения писем и многое другое.

С подобными сервером справиться самостоятельно трудно. Они требуют больших ресурсов, а потому даже крупные предприятия предпочитают пользоваться услугами сторонних организаций и специальными сервисами для массовых рассылок (например, MailChimp, GetResponse, SendPulse и т. д.).

сервер электронный почты сервис для массовых рассылок

Выводы

  1. Сервер электронной почты — это особая программа, которая обеспечивает доставку электронных писем. Сервер похож на традиционную почту: есть конверт — почтовый агент, почтальоны — протоколы, которые передают данные на сервер и забирают оттуда полученные послания, а почтовое отделение — сам сервер, куда поступают письма.
  2. Существует несколько вариантов для создания корпоративной почты: регистрация на бесплатных ресурсах с использованием их наименования в адресе почты; почта на домене и самый расширенный функциональный способ — собственный сервер, использование которого позволяет настроить ресурс полностью под себя.
  3. Для сохранности конфиденциальных данных таким организациям, как банка, финансовые компании лучше всего использовать свой персональный сервер, другие компании делают выбор исходя из целей, задач бизнеса, масштаба, количества сотрудников и т. д.
  4. Почтовый сервер для массовых рассылок имеет ряд особенностей и требует больших ресурсов для работы, поэтому самым разумным является помощь специалистов и использование особых площадок.