Как выглядит корпоративная почта и чем она отличается от обычной? Любая почта состоит из двух частей — имени и домена, между которыми расположен символ собаки @. Если почта создана не на обыкновенном домене — mail.ru, yandex.ru, gmail.com — а на собственном, такая почта называется корпоративной.
На домене, который принадлежит компании или фирме, можно создать несколько почтовых ящиков для сотрудников.
В этой статье поговорим о корпоративной почте: зачем и как её подключать и сколько это стоит.
Корпоративная почта: зачем её подключать
Повысить узнаваемость бренда
Потенциальные и действующие клиенты и партнёры при получении письма будут видеть название вашей компании в почтовом адресе.
В итоге ваши письма будут выделяться, а название бренда быстрее запомнится.
Повысить лояльность клиентов
Личная почта от незнакомых отправителей ассоциируется со спамом. Поэтому подписчики могут отправить письмо в спам или корзину, даже не открывая его.
Лучше воспринимаются письма, которые отправляются не с личной, а с корпоративной почты.
Улучшить доставляемость писем
Корпоративная почта реже попадает в спам, т. к. содержит SPF и DKIM-записи. Благодаря этим записям почтовые программы не расценивают вашу рассылку как спам. Такие письма сразу попадают в папку входящие.
Читайте также
DKIM, SPF, DMARC: главное, что нужно сделать, чтобы не попасть в спам
Повысить безопасность рассылок
Корпоративную почту трудно взломать. Это связано с настройкой почтового домена. Если провести настройку правильно, злоумышленники не смогут подделать ваш почтовый адрес, чтобы рассылать от его имени спам.
Следить за качеством работы сотрудников
Если сотрудники компании переписываются с клиентами и заказчиками через корпоративную почту, руководитель может в любое время проверить переписку.
Это полезно, когда нужно узнать, не допускают ли новые сотрудники ошибок при общении с крупными клиентами. Или быстро найти важное письмо, когда сотрудник, которому принадлежит почта, в отпуске.
Какое название выбрать для домена корпоративной почты
Название должно быть релевантно названию фирмы или виду деятельности. Не используйте для имени кириллицу: большинство почтовых серверов не обрабатывают отправку сообщений с адресом на русском языке.
Например, если завести почту «двериспб@стройдом.рф», на неё никогда не придёт письмо. Почтовые серверы просто не обработают этот адрес.
Используйте зоны .ru и .com. Они привычны, и на них без проблем приходят сообщения.
Если вы выбрали имя для домена, а оно занято, попробуйте сменить зону на .net, .org или другие популярные.
Читайте также
Репутация в email маркетинге: как быть хорошим отправителем?
Сколько стоит создать корпоративную почту
Существует три способа создать почту для бизнеса:
- через почтовые хостинги, например, Gmail, «Яндекс», Mail.ru;
- через отдельный хостинг;
- через собственный сервер.
Почтовые хостинги
Почта для организации на Mail.ru и «Яндексе» бесплатна. Платными будут тарифы с дополнительными функциями.
На Gmail создание корпоративной почты — платная услуга. Цена зависит от числа сотрудников, для которых на домене будут создаваться почтовые ящики, и от типа доменного имени.
Отдельный хостинг
Хостинг принадлежит компании, которая выделяет место на своём сервере для вашего домена. Чтобы создать на таком хостинге почту, нужно приобрести домен за разовую оплату. Цена за домен может быть как несколько сотен рублей, так и несколько сотен тысяч рублей.
Собственный сервер
Для создания собственного сервера нужно приобрести оборудование, обустроить серверную, возможно, нанять обслуживающий персонал. Поэтому организация корпоративной почты на собственном сервере — самый дорогой вариант.
Как создать корпоративную почту на почтовых хостингах
На «Яндексе»
Перейдите на «Яндекс 360» для бизнеса, залогиньтесь и кликните «Управление организацией».
Нажмите «Настроить почту» в левом сайдбаре, а после — укажите название домена.
Подтвердите домен любым из трёх способов.
Используйте инструкцию в этом же окне.
На бесплатном тарифе Яндекс можно создать домен и подключить к нему до тысячи почтовых адресов. Если надо больше, перейдите на платные тарифы.
Плюсы использования Яндекс.Почты такие:
- Бесплатный тариф позволяет каждому сотруднику получить облако 10 ГБ, на котором можно сохранять письма и контент. Если тариф платный — облако увеличивается.
- Почта надёжно защищена от спама и вирусных программ настройками собственного домена.
- Яндекс предлагает дополнительные инструменты: календарь, платформу для управления проектами и задачами, онлайн-сервис для создания базы знаний.
На Mail.ru
Откройте платформу Mail.ru для бизнеса. Зарегистрируйте свою компанию и перейдите в раздел «Почта». Укажите тариф и нажмите на ссылку «Узнать подробнее о почте для домена».
Откроется новое окно. В поле «Подключите свой домен к Mail.ru» укажите название корпоративного домена, которое вам подходит. Кликните «Подключить».
Осталось подтвердить почту. Сделайте это по инструкции любым способом.
За создание корпоративного ящика на Mail.ru не надо платить. Подключить платный тариф можно, если нужны дополнительные функции — больший размер облака для хранения писем, интеграция по API. Ещё на платных тарифах можно пользоваться инструментами для редактирования документов, мессенджером, календарём.
На Google Suite
Перейдите в Google Workspace и нажмите «Начать здесь».
Укажите название компании и количество сотрудников.
Заполните анкету: укажите имя, фамилию, текущий почтовый адрес, номер телефона. Нажмите «Далее».
В следующем окне укажите, что у вас ещё нет домена.
Наберите имя домена в поисковой строке и выберите тот вариант, что подходит по смыслу и цене.
В следующем окне оплатите домен. Потом подтвердите его по инструкции, которая будет предложена Gmail.
Создание почты на Gmail стоит денег. Сначала надо оплатить доменное имя, а потом отдельно каждый ящик, который вы создадите на домене.
Gmail открывает много настроек для работы с корпоративной почтой. Например, можно создавать черновики писем в офлайн-режиме, добавлять или удалять сотрудников, настраивать защиту — двойную аутентификацию.
А ещё:
- использовать приложения на Android и iOS, чтобы удалённо просматривать почтовый ящик и управлять письмами;
- пользоваться облаком от 30 Гб для хранения писем и вложенных файлов;
- настраивать плагины для улучшения функционала почты;
- интегрировать почту с другими сервисами Google.
На каких ещё платформах можно создать корпоративную почту
Microsoft Exchange Online
В Microsoft Exchange Online доступна работа с голосовой почтой, факсами, мобильными устройствами. На почтовый сервер можно выйти с любого компьютера, если есть подключение к интернету. Цена подписки зависит от версии Microsoft Exchange Online и функционала.
Zoho Mail
Создать корпоративную почту на Zoho Mail можно бесплатно, но ею сможет пользоваться всего пять человек. При этом каждый получит 5 Гб памяти в облаке и 25 Гб на вложения.
Если сотрудников больше, нужно купить подписку.
О чём нужно помнить
Корпоративная почта создаётся на отдельном домене.
Создать собственный домен для почты можно на почтовых хостингах, на отдельном хостинге или организовать собственный сервер и создать почту на нём. Проще всего использовать почтовый хостинг. Подключение почты происходит за несколько шагов.
Можно использовать бесплатные хостинги — Mail.ru, Zoho Mail или «Яндекс». Или платные — Gmail, Microsoft Exchange Online.