Что такое SAP и кто его использует

SAP или System Analysis and Program Development — это программа для управления бизнес-процессами компании: закупкой товаров, введением базы клиентов, складским учётом, финансовой отчётности. Система состоит из программных модулей. Каждый отвечает за конкретный бизнес-процесс.

Что такое программа SAP

SAP или САП — это программа, которая позволяет вести различные бизнес-процессы компании: закупки, продажи, производство и так далее. Но САП — это не один конкретный продукт, а программный комплекс, который состоит из модулей. Каждый модуль отвечает за отдельный бизнес-процесс. При переходе на SAP, бизнес подключает те модули, которые нужны в его работе.

Настроенные модули автоматизируют процессы, из-за чего в работе сотрудников возникает меньше ошибок, а сами задачи решаются быстрее. Например, если настроен бухгалтерский модуль, бухгалтеру не надо вручную готовить отчёт в налоговую. Программа всё сделает сама. Бухгалтеру только отправить в ФНС.

Читайте также

Какие CRM-платформы выбирать российским компаниям в 2022 году. Инструкция по переезду

Как работает система САП

У САП есть десктопное ПО и облачная веб-версия. Но когда сотрудник обновляет в программе данные, они тут же меняются и у остальных пользователей системы. При этом неважно, какую версию используют в офисе: десктопную или виртуальную.

Система состоит из трёх элементов, которые и обеспечиваю её работу:

1. Клиент. Это пользовательское приложение. Его сотрудник запускает на компьютере и работает через настроенный интерфейс.
2. Сервер. Это компьютер, который обрабатывает операции программы, а результаты передаёт клиенту — пользовательскому приложению. Если САП десктопный, то сервер находится внутри компании. Если веб-версия программы — у поставщика SAP.
3. Система управления базами данных. СУБД управляет базой данных САП, то есть обрабатывает информацию, которую внесли сотрудники. Доступ к СУБД есть у системных администраторов и разработчиков. Бухгалтера, менеджеры, руководители в СУБД не работают, поэтому попасть туда не могут.

Где используют SAP

1. Государственный сектор. SAP позволяет управлять денежными расчётами, бюджетом, вести учёт работы казначейств, администраций, ведомств. Для этого в программе создают единую систему, в которой по каждому гособъекту можно найти управленческую и финансовую информацию.
2. Торговля, логистика. Логистические компании ведут учёт по перемещению и загрузке транспорта, рассчитывают затраты на бензин и ремонт автомобилей, управляют работой водителей. Торговые организаций могут настроить в САП различные бизнес-процессы вне зависимости от масштаба бизнеса. Это могут быть как небольшие розничные магазины, так и крупные торговые сети.
3. Производство, промышленность. САП используют на заводах, фабриках, в нефтегазовой промышленности, энергетике. Программа позволяет вести учёт производственной деятельности — покупки сырья и его обработку, выпуска полуфабрикатов и готовой продукции, ремонта оборудования, расчёта зарплаты сотрудникам.

Что входит в основной функционал SAP и дополнения к нему

SAP помогает систематизировать работу бизнес-процессов компании и автоматизировать рутинные операции, которые раньше сотрудники выполняли вручную. Для этого в системе САП есть основные и дополнительные модули. К основным модулям относятся:

• финансовый менеджмент;
• управление имуществом компании;
• бухгалтерский учёт;
• управление инвестициями;
• банки;
• логистика;
• управление персоналом.

Читайте также

Принципы ESG, их важность для инвесторов

Когда основные модули установлены, компания анализирует, какого ещё функционала ей не хватает. Если находит такой функционал, к основным модулям подключают дополнительные, например:

1. DMS. Модуль нужен для хранения копий и оригиналов документов, привязки файлов к объектам системы. К примеру, компания покупает у поставщика товары. После того как она получает оригиналы накладных, то может их отсканировать и прикрепить сканы к документу, заведённому в САП, на эту поставку.
2. Open PS. Модуль соединяет систему с другими программами, приложениями, сервисами.
3. Workflow. Инструмент позволяет внедрить электронное согласование документов, настроить систему уведомлений для сотрудников.

Плюсы и минусы SAP

Среди плюсов SAP выделяют:

1. Работа в режиме реального времени. Менеджер вносит изменения в данные программы, и новые сведения сразу отражаются у остальных сотрудников.
2. Автоматизация рутинных процессов. Программа сама выполняет ряд задач, благодаря чему количество ошибок в работе становится меньше.
3. Эффективность работы сотрудников. Специалисты занимаются более сложными и важными задачами и не тратят время на однотипные операции, потому что их делает САП.
4. Интеграция с другими внешними программами и приложениями. Это позволяет подключать к САП любой офисное ПО..

Среди минусов:

1. Сложная настройка. Нужны айтишники с опытом настройки САП.
2. Обучение сотрудников. Система выглядит специфически, поэтому сотрудников надо обучить работать с ней.
3. Дополнительные расходы. Могут возникнуть, если требуется доработка функционала под требования бизнеса.

Как внедрить SAP

Внедрение системы SAP в работу компании проходит по следующей схеме:

1. Исследование. На данном шаге специалисты САП исследуют бизнес: собирают документацию и составляют план, как будет проходить запуск программы. Компания со своей стороны готовит документы, которые нужны для покупки программы. Сотрудники САП прогнозируют, какие сложности могут возникнуть после того, как программа будет установлена, и заранее находят пути решения.
2. Опрос сотрудников. На этой стадии специалисты SAP опрашивают сотрудников компании, выясняют, как устроены бизнес-процессы в текущий момент. После этого выбирают необходимые модули.
3. Согласование. Сотрудники САП утверждают с руководством компании, какие модули программы будут запускать в работу, все учли.
4. Запуск. Специалисты САП запускают программу в работу, но персонал организации не получает к ней доступ сразу. Специалисты сначала проверяют функционал, воспроизводят различные сценарии, проверяют работу программы под разными пользователями. Затем делают завершающие настройки системы и проводят обучение персонала. После обучения сотрудники получают доступ к программе и начинают с ней работать.

Ключевые моменты

1. SAP — это программный комплекс, который состоит из модулей. Модули связаны между собой и позволяют организовать все бизнес-процессы компании: продажи, закупки, управление складом, бухгалтерский и налоговый учёта, логистика и так далее.
2. В САП есть модули, которые нужны для ведения бизнеса: бухгалтерский учёт, финансы, управление персоналом, закупки и продажи. Но если базовых модулей не хватает, компания может приобрести у SAP дополнительные.
3. SAP используют компании из различных сфер: банковская, госсектор, торговля, логистика, промышленность.
4. При внедрении программы в компанию сотрудники САП сначала анализируют работу бизнеса, проектируют систему, настраивают ее, проверяют на ошибки и только после этого запускают в работу.