Ведение корпоративного блога совместно с коллегами — настоящая проверка отношений в компании. Нам удалось уцелеть после множества выпущенных статей. Возможно, потому что наша редактор не умеет драться, а, может быть, потому что мы гладко организовали процесс. Хотя многие компании ведут корпоративный блог, далеко не у всех это проходит гладко, да и у нас не обошлось без сложностей. Чтобы оградить вас от ошибок, которые мы совершили, мы написали этот пост.
Зачем компании нужен корпоративный блог
Корпоративный блог помогает получить трафик на сайт и сформировать правильные ожидания у ваших будущих клиентов. Конечно, это при условии, что вы не публикуете посты вроде «Генеральный директор ОАО „Чистые каналы“ выехал с деловым визитом в Нефтеюганск. Встреча посвящена решению глобальных вопросов в области оптимизации процесса выковыривания остатков еды из межзубного пространства». Это скука и никому не нужная информация.
Кроме того, корпоративный блог постоянно напоминает вашей аудитории о вас. Так что даже если читатели не готовы купить сразу, то со временем, когда у них сформируется потребность, они с большой вероятностью обратятся к вам.
Подробнее мы рассказывали о возможностях корпоративного блога в статье «Зачем бизнесу блог».Зачем бизнесу блог
Как организовать ведение копоративного блога в компании
Один человек должен быть ответственным за то, чтобы в блоге регулярно выходили статьи. В противном случае статьи будут выходить нерегулярно, но пользы от такого наполнения блога, как от подорожника при пневмонии.
Так что в первую очередь обзаведитесь планом. Вот наш пример:
В этом же плане к каждой статье пропишите ключевик, по которому пост должен продвигаться в поиске.
С такой таблицей каждый сотрудник будет знать, когда ему пора готовить материал. Конечно, как только он выберет себе тему, он тут же забудет, что через месяц должен сдать статью. Но для напоминаний существуют менеджеры по контент-маркетингу, или, как они иногда себя благородно называют, редакторы.
Статью надо сдавать минимум за два дня до дедлайна, чтобы у редактора было время её отредактировать, сверстать и указать автору, что тот не умеет расставлять запятые.
План — это не что-то строгое, чему надо неукоснительно следовать. Бывает так, что кто-нибудь придумывает классную статью вне очереди, так что остальные можно и подвинуть. Бывает, что тема меняется в процессе работы — тоже не страшно. Зато план — это подушка безопасности на случай, если ничего нового не придумывается, а выпустить материал надо.
Ну а дальше ничего необычного — автор пишет, редактор редактирует, вместе приходят к конечному результату, и кто-то завёрстывает статью в блог. У нас один и тот же человек верстает статьи, редактирует их и заведует блогом.
Лучше всего, чтобы все статьи в блог заливал один и тот же человек, потому что при публикации есть много нюансов: какую картинку выбрать для анонса, где задать превью ссылок в соцсетях; какого размера должны быть картинки в статье; прописывать ли url вручную или оставлять по умолчанию. Если каждый будет делать по-своему, блог компании будет выглядеть неопрятно.
Для этого, конечно, можно написать инструкцию, но, тот, кто скажет, что все будут внимательно её соблюдать, пусть первый бросит в меня какой-нибудь драгоценный камень.
Несколько правил совместной работы над статьями
Правило 1. Используйте гуглодоки
Самый неподходящий инструмент для совместной работы над статьёй — вордовские файлы. Сначала всё кажется вполне безобидным — вам присылают файл в формате .docx. Но, как только вы его скачиваете, проблемы начинают нарастать как снежный ком.
Вы что-то правите в документе, сохраняете, отправляете обратно адресату, он скачивает его, вносит исправления, отправляет вам его снова, вы скачиваете, но скачивать под прежним именем невозможно, так что вы переименовываете его в «гениальный-пост-2», вносите правки, и цикл повторяется. И вот, вы и глазом моргнуть не успели, как вся ваша папка загрузок оказалась завалена документами с похожими названиями «гениальный-пост-2», «гениальный-пост-3», «гениальный-пост-4 окончательные правки», «гениальный-пост-5 теперь точно окончательные». Да ещё и сколько лишних действий! В будущем будет сложно разобраться, какую из версий можно удалить, а какая стала финальным вариантом статьи.
Кажется, нет более удобного инструмента для совместного написания статьи, чем гуглодоки. Режим «советовать» позволит редактировать файл так, чтобы автор видел исправления и мог одобрить или не одобрить их. Комментарии позволяют высказать мысли, замечания или вопросы. В комментариях — многие этого не знают — можно упоминать конкретного человека и он получит уведомление на почту. Для этого в поле для ввода комментария нужно напечатать «+» и адрес электронной почты, на которую хотите послать уведомление:
Гуглодок хорош ещё и тем, что историю изменений и комментариев всегда можно восстановить, и на компьютер не придётся сохранять миллиарды версий одного и того же файла.
Правило 2. Введите систему хранения статей и иллюстраций к ним
Мы храним материалы для всех статей на гугл драйве. Для каждой статьи — отдельная папка с её кратким названием:
В папке — гуглодок с текстом и все картинки:
Благодаря такой системе даже новый сотрудник сможет легко найти материалы к любому из давно вышедших постов.
Правило 3. Будьте внимательны к картинкам
Картинки при вёрстке статьи посланы редакторам небесами, чтобы те научились терпению. Иллюстрации надо вытянуть из гуглодока, сохранить в нужную папку, иногда подправить в фотошопе, потом залить в админку блога, потом вставить в нужные места в статье. Облегчить этот процесс поможет система. Во-первых, картинки лучше всего называть так:
{{краткое название статьи на англ / латиницей и без пробелов}}-{{порядковый номер картинки в статье}}.
Пример из нашей идеальной системы — иллюстрации названы «content-what-for-1», «content-what-for-2», «content-what-for-3»:
Латиница и отсутствие пробелов гарантируют, что картинки нормально загрузятся и будут отображаться в статье. Это полезно, независимо от того, какой у вас движок. Каждая картинка после загрузки получает свой url. Если в названии файла используются пробелы или кириллица, с ним могут быть проблемы. Порядковым номером удобно пользоваться во время публикации — «вот здесь у меня должна быть первая картинка, вот она под номером 1, вставляю».
Иногда картинки именуют вот так:
За такое хочется поотрывать руки, но безрукие сотрудники не смогут писать статьи, это останавливает.
Если в качестве иллюстраций к статье вы используете скриншоты, сделанные с помощью специальных сервисов, например, joxi или monosnap, в тексте статьи должны быть и ссылка, и сам скриншот:
Ссылки нужны, потому что вытаскивать изображения из гуглодока довольно проблематично, так что проще кликнуть по ссылке и сохранить со страницы скриншотилки. Но сами картинки всё равно нужно вставлять в док в качестве превью — при публикации будет проще свериться, правильно ли вставлены иллюстрации.
Эти правила будут полезными, только если все в компании будут их знать или, по крайней мере, знать об их существовании. Так что у нас они собраны в инструкцию, ссылку на которую каждый автор получает перед тем, как начать работать над статьёй. Хорошей идеей будет взять в редакторы какого-нибудь здоровенного парня, с семи лет занимающегося боксом. Тогда инструкцию точно будут выполнять.
Теперь, если вы нас послушаете, шансы на сохранение хороших отношений в коллективе возрастут.
