Что такое дашборд и как его использовать

Дашборд — это совокупность электронных отчётов. Он собирает данные из разных программ и приложений, объединяет и отображает эти данные в реальном времени в виде диаграмм, графиков, таблиц и метрик. Если вдруг в какой-то программе данные изменились, дашборд автоматически обновит их и в своих отчётах.

Встроенные дашборды есть в CRM-системах, аналитических и управленческих программах, веб-сервисах.

дашборд битрикс
Пример дашборда CRM-системы Битрикс24

Для чего нужен дашборд

Собрать данные

Дашборды интегрируют с программами, которые хранят и собирают информацию. Программ у компании может быть три-пять, и в каждой из них «‎‎разбросана» часть данных‎. Дашборды собирают и связывают между собой данные из всех программ, чтобы сотрудники работали с ними в одной системе, а не в десятке разных.

Обновлять отчёты

Дашборды автоматически переделывают отчёты, как только данные в CRM-системе, управленческой программе или бизнес-аналитике изменились. В итоге бизнес оперативно видит, как у него идут дела: если что-то ухудшилось, меняет процессы, если улучшилось — изучает, что привело к росту, чтобы использовать это в дальнейшем.

Автоматическое обновление снимает с сотрудников обязанность ежедневно выгружать данные из различных программ и вручную готовить отчёты для руководителей.

Просто и понятно оформить данные

Дашборд оформляет сложно воспринимаемые таблицы с множеством колонок и строк в упрощённые диаграммы, графики, списки. В итоге информацию в отчётах легче воспринимать.

Находить бизнес-процессы, которые не налажены

В отчётах дашборда отображаются разные бизнес-процессы компании: продажи, закупки, HR, маркетинг. Через дашборд компания оценивает работу всего бизнеса, а не отделов компании.

Если отчёты показывают, что какие-то отделы не справляются с работой — падает выручка или не выполняются KPI — руководители это видят и пробуют исправить ситуацию.

Читайте также

Как использовать Power BI отчёты для email-маркетинга

Из чего состоит дашборд

Дашборд состоит из трёх основных элементов:

  1. Хедер. Это верхний раздел, он содержит название дашборда. В хедер размещают ёмкое, точное называние, чтобы человек, который будет работать с дашбордом, мог сразу понять, что за отчёт перед ним.
  2. Модуль или виджет. Это основная часть дашборда. Она включает в себя графики, диаграммы, таблицы, карты и ключевые показатели.
  3. Футер. Нижняя область дашборда, которую также называют подвалом. В подвал попадает дополнительная информация, например, расшифровка сокращений, краткие пояснения или выводы.

Какие бывают дашборды

Дашборды бывают следующих типов:

  1. Операционные — отображают, как меняются данные, и показывают актуальные значения. Пример операционных дашбордов — виджеты «Яндекс.Метрики». На них видно, как меняется посещаемость сайта и что на неё влияет.
  2. Аналитические — дают сводную информацию по бизнес-процессу. Аналитики и маркетологи используют её, чтобы выяснить, почему данные отклоняются от привычных значений.
  3. Стратегические — отображают, достигает бизнес целей или нет.

Читайте также

Аналитический отчёт застройщика: как выглядит и как поможет в работе

Кто использует дашборд в работе

Дашборд используют компании и специалисты, которые работают с большим количеством цифр, данных, отчётов и метрик. Чтобы не открывать разные программы, не выгружать из них данные и не сводить всё в одну таблицу, используют дашборд.

Чаще всего в работе дашборд необходим:

  1. Маркетологам. Они используют дашборды, чтобы собирать и анализировать клиентские данные из анкет, опросов, интервью, веб-метрик. Например, дашборд может показать маркетологам, какой канал рекламы наиболее популярен.
  2. SEO-специалистам. Они анализируют на дашбордах метрики, которые показывают, какое место в результатах поиска занимают страницы сайта и каковы значения метрик, влияющих на ранжирование.
  3. Системным администраторам. С помощью графиков администраторы наблюдают за работой серверов, количеством пользователей в системе и их активностью, а также стабильностью работы программ.
  4. Руководителям. Они используют дашборды, чтобы быть в курсе, как работает компания. Например, руководители отделов продаж на дашборде могут ежедневно отслеживать показатели работы менеджеров, чтобы контролировать выполнения плана продаж.

Читайте также

Как оценить работу кол-центра с помощью дашборда в Power BI

Чем отличается дашборд от обычного отчёта

Обычный отчётДашборд
Как выглядятЭто таблицы с числовыми данными. Чем больше данных, тем больше ячеек внутри таблицы.Это отчёт, в котором данные представлены в виде графиков, диаграмм, таблиц, метрик.
Как обновляются данныеЕсли данные меняются, отчёт обновляет сотрудник — руками вносит новые значения в ячейки таблицы.Если какие-то метрики выросли и упали, дашборд автоматически без участия сотрудника перестаивает графики и перерисовывает диаграммы.
Как надо работатьЕсли нужно проанализировать несколько показателей, сотрудники создают разные отчёты на разных вкладках таблицы. Чтобы изучить отчёты, надо переключаться между вкладками.Дашборд собирает и отображает разные показатели в одном окне. Не надо переключать окна или куда-то переходить, чтобы всё изучить.

Правила дашборда: что нужно учесть

Выбрать ключевые показатели эффективности

Ключевые показатели — это значения метрик, которые используют сотрудники и руководители, чтобы понять, как работает бизнес. Что выбрать в качестве ключевых метрик — зависит от направления компании. Если дашборд нужен маркетинговому агентству, выбирают маркетинговые метрики: CPC, ROI, CPA, ROMI и прочие. Если магазину, метрики продаж — количество сделок, количество звонков, цикл сделки, время ответа менеджера на звонок и так далее.

Не усложнять

Графики, диаграммы, таблицы не должны содержать сразу все переменные или, если они связаны между собой по смыслу, быть «раскиданы» в разных частях дашборда. Так их труднее воспринимать.

Лучше графики, таблицы и диаграммы собрать по тематике. Например, если дашборд о рекламе, не надо добавлять в него модули о сотрудниках или закупках.

Не перегружать

На дашборд выводят только те показатели, которые используют сотрудники в работе. Ненужные метрики скрывают, чтоб дашборд читался быстрее.

Использовать форматирование

Чтобы на графики было удобнее смотреть и изучать, выбирают жирный или полужирный шрифт, для сегментов графиков и диаграмм используют цветовые маркеры и контрастные цвета.

Ошибки при создании дашбордов

Всё на один дашборд

Если все показатели компании вывести на один дашборд, это перегрузит отчёты. В итоге их будет трудно воспринимать.

На дашборд выводят метрики, которые связаны по смыслу или по направлению деятельности компании — например, все метрики продаж, все метрики рекламных кампаний, все метрики HR-отдела.

Отсутствие этапа проектирования

Этап проектирования — процесс создания эскиза будущего дашборда. На этом этапе придумывают, как будет выглядеть дашборд, какие диаграммы, графики, метрики на нём разместят.

Если этап пропустить, придётся на ходу придумывать, что выводить на дашборд. В итоге можно упустить важные данные или получить отчёты, которые никому не будут полезны.

Много цветов

Если на графиках и диаграммах использовать много цветов, дашборд станет пёстрым, его будет трудно воспринимать. Чтобы этого не произошло, выбирают три-четыре цвета. Важно обратить внимание на цвет кнопок, сносок, пометок. Броские цвета будут уводить внимание человека от графиков, таблиц, диаграмм.

Большое количество элементов

Если вывести слишком много элементов, их уменьшают, чтобы все они поместились на дашборде. В итоге пользователю трудно рассмотреть мелкие элементы. Он может упустить важное или неверно разобрать цифры. Это приведёт к ошибкам в работе.

Чтобы не перегружать дашборд элементами, надо понять, без каких графиков, таблиц и диаграмм отчёты не потеряют смысл, и убрать их.

Примеры дашбордов

Сервисы веб-аналитики

Рабочие пространства Яндекс.Метрики и Google Analytics — это дашборды, на которых отображены графики и диаграммы посещаемости сайтов, источников трафика, среднего времени пребывания посетителей на сайте и так далее.

дашборд это аналитика
Сводный отчёт «Яндекс.Метрики» в виде дашборда

Управленческие системы

В управленческих программах — «1С» или SAP — существует встроенная система отчётов, которая представляет собой готовые дашборды.

Пользователи программ формируют дашборды по бизнес-процессам: продажам, закупкам, производству. Также можно выводить на дашборд ключевые показатели бизнеса — выручку, расходы, остатки денег на счетах.

дашборд 1с
Пример дашборда в «1С»

CRM-системы

Пример CRM-систем со встроенными дашбордами — «Битрикс24» или AmoCRM. Встроенные дашборды CRM позволяют ежедневно следить за количеством сделок, заявками от новых клиентов, сроками сделок.

дашборд вид
Пример дашборда AmoCRM

Программы и сервисы, в которых можно создать дашборд

Программ по созданию дашбордов множество — от специализированных, которые можно интегрировать со множеством других приложений, до бесплатных сервисов, в которых можно создать упрощённый вариант дашборда.

Примеры таких программ:

  1. «Яндекс.Метрика». Это бесплатный сервис веб-аналитики, который собирает и визуализирует данные по активности пользователей на сайте. У «Метрики» есть готовые виджеты, которые выводят на дашборд. Веб-аналитику можно интегрировать с данными из amoCRM и рекламными кабинетами «Яндекса».
  2. Google Analytics. Ещё один бесплатный сервис веб-аналитики, который в режиме реального времени собирает данные о визитах и поведении посетителей на сайте. Готовые виджеты Google Analytics позволяют создавать и настраивать дашборды под цели бизнеса.
  3. Google Таблицы. Это бесплатные онлайн-таблицы, доступом к которым можно поделиться с коллегами, чтобы работать над дашбордом вместе. Готовых виджетов дашборда в «Таблицах» нет, но можно самостоятельно создать графики и диаграммы.
  4. Excel. Платная программа для скачивания на компьютер. Готовых дашбордов в Excel нет, но их можно создать с помощью встроенных опций: конструкторов диаграмм и графиков, форматирования, фильтров.
  5. Google Data Studio. Бесплатный сервис визуализации данных. К нему можно подключить разные источники данных: Google Analytics, «Яндекс.Метрику», Google Ads, Asana, Zoho CRM и многие другие. В Google Data Studio встроено 14 виджетов: сводные таблицы, географические карты, различные виды графиков.
  6. Owox BI. Это платная специализированная платформа с готовыми шаблонами для создания дашбордов. Owox BI можно интегрировать с Google Ads, Google Analytics, сервисами «Яндекса», «ВКонтакте», CRM-системами и другими источниками данных. Платформа соберёт из них данные и обновит дашборды автоматически.
  7. Visary BI. Это система бизнес-аналитики, которая поддерживает интеграции с любыми источниками данных. Visary BI предлагает встроенные шаблоны диаграмм, графиков, карт, которые можно собрать в единый дашборд.
  8. Microsoft Power BI. Программный кластер, который интегрируется с разными сервисами. Выгружая данные из систем аналитики разных ресурсов, Power BI автоматически создаёт понятные интерактивные дашборды.

Заключение

  1. Дашборд — это система отчётов, в которой данные отображаются в виде графиков, диаграмм, таблиц и метрик. В результате такого представления объёмные численные данные легче воспринимать и анализировать.
  2. Существуют специализированные программы, в которых можно создать дашборд по готовым макетам, например, Owox Bi или Visary BI. Однако собрать дашборд вручную можно и в Excel, и в Google Таблицах с помощью графиков и диаграмм.
  3. Дашборды используют в IT-индустрии, торговом бизнесе, на производстве и в сфере услуг. Настраиваются дашборды под задачи конкретной организации. Например, если компания продаёт компьютерное оборудование под заказ, то виджеты на дашборде могут отображать выполнение плана продаж, количество сделок, процент их выполнения, выручку за выполненные заказы.