Что такое диаграмма Ганта и как ею пользоваться

Диаграмма Ганта — график, на котором отображают этапы выполнения и сроки проекта. Сами проекты на графике выглядят как отрезки между двумя осями: ось Y отображает список задач, а ось Х показывает даты выполнения.

На диаграмме сразу видно, что по проекту уже сделано, что в работе и что ещё предстоит сделать.

Диаграмма помогает руководителям и команде следить, когда над проектами началась и закончилась работа.

Удобство диаграммы Ганта в том, что все проекты «собираются» на одном графике. В итоге не надо открывать разные файлы и отдельно проверять таск-менеджер по каждому проекту.

Читайте также

Язык нотаций: как объяснять сложные процессы с помощью блок-схем

Кто придумал диаграмму Ганта

Диаграмму принято связывать с именем Генри Ганта — американского инженера и консультанта по управлению начала XX века: считается, что он разработал метод для планирования промышленного производства, чтобы наглядно показать, какие операции идут параллельно, а какие идут друг за другом. Сегодня подход вышел далеко за пределы завода и стал стандартом в самых разных нишах: от строительства и IT до маркетинга.

Какими процессами можно управлять с помощью диаграммы Ганта

Диаграмму Ганта чаще всего применяют для визуального контроля сроков и последовательности задач в проекте: сразу видно, какие этапы идут по плану, а где команда рискует не успеть.

Планирование

Диаграмма Ганта помогает планировать проекты: даёт визуальное представление о сроках и позволяет корректировать этапы, например, добавлять новые, если разработка усложнилась, или убирать те, что потеряли значимость.

Сортировка задач

Чтобы проектом было проще управлять, его разбивают на небольшие части, а потом работают отдельно над каждой из частей. Так определяют, какие задачи надо решить в первую очередь, а какие можно отложить на потом.

Ещё диаграмма Ганта помогает визуализировать даже мелкие, на первый взгляд, незначительные этапы проекта, и отразить, кто из сотрудников за них отвечает, а также обозначить степень важности каждого этапа.

Сроки выполнения

Иногда во время работы над проектом задачи надо объединять, добавлять новые, менять сроки их выполнения. Если изменения отображать на диаграмме, то наглядно видно, как они влияют на весь проект в целом. Например, при увеличении сроков выполнения задач, смещаться и дедлайн всего проекта.

Наблюдение за ходом работ

Диаграмма Ганта позволяет следить за исполнением задач. Если диаграмму создать на веб-платформе, с графиком можно работать в онлайн-режиме. Сотрудники указывают, выполнена ли задача, и отображают, сколько времени у них ушло на её решение. В итоге на диаграмме видно, сколько уже сделано с момента старта проекта.

Что отслеживают с помощью диаграммы Ганта

1. Фактическую дату начала работы над проектом, предполагаемый срок выполнения и длительность каждого этапа проекта.
2. Длительность каждой задачи: когда сотрудники начали над ней работать и когда закончили.
3. Исполнителя: кто работает над конкретным этапом или задачей.
4. Сценарий: все задачи, которые включает в себя проект.
5. Связи: очерёдность выполнения этапов, а также связанные между собой задачи.

Из чего состоит диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта состоит из двух осей:

• вертикальной Y, на которой расположен список задач и этапы проекта;
• горизонтальной X, на которой указаны даты и время выполнения.

Горизонтальная ось (X) диаграммы Ганта — это временная шкала: она показывает даты начала и завершения задач.

Отрезки-полосы на диаграмме показывают время между стартом и финишем работы над конкретным этапом.

Если задачи зависят друг от друга, то стрелкой обозначают взаимосвязь между ними.

Чтобы диаграмму было проще читать, отрезки на диаграмме подсвечивают разными цветами. Это помогает разделить задачи на категории. Например, жёлтым цветом обозначают задачи IT-отдела, а оранжевым обозначают задачи отдела маркетинга.

Ещё на графике отмечают вехи проекта: точки, где закончилось выполнение двух или более задач. Эти точки означают завершение какого-либо этапа проекта. Когда на графике появляются вехи, можно подвести промежуточные итоги работы.

Как правильно построить диаграмму Ганта

Метод одинаковый независимо от того, в какой программе или сервисе строить график:

1. Составить список задач и разбить проект на этапы.
2. Определить последовательность и зависимости между задачами.
3. Оценить сроки для каждой задачи — с запасом на риски.
4. Назначить ответственных за каждый этап.
5. Отметить вехи — контрольные точки, где проект переходит на следующий этап.
6. Перенести план на временную шкалу в выбранном инструменте и дальше регулярно обновлять диаграмму по ходу работы.

Дальше остаётся выбрать, в чём удобнее вести диаграмму: вот подборка популярных программ и сервисов.

Где и как построить диаграмму Ганта: программы и сервисы

Построить диаграмму Ганта можно в программах, приложениях или онлайн-сервисах. Вот самые популярные из них.

Десктопные программы

Excel

Платный софт компании Microsoft. В Excel нет готового шаблона диаграммы Ганта, но благодаря функциям и настройкам её можно создать самостоятельно. Для этого надо:

• создать таблицу с колонками «Список задач», «Дата начала», «Дата завершения»;
• кликнуть в верхнем меню «Вставка» — «Гистограмма» — «Линейчатая с накоплением»;

  

• на диаграмме щёлкнуть «Выбор источника данных» и соотнести оси графика с колонками таблицы;
• в «Дополнительных параметрах» настроить масштабирование, расцветку.

Excel подходит небольшим компаниям, так как позволяет сэкономить на покупке специализированной программы для планирования.

LibreOffice Calc

LibreOffice Calc, аналог Excel от компании The Document Foundation, строится тем же способом: сначала создают столбцы со списком задач и датами, затем строят диаграмму, а её оси соотносят с колонками таблицы.

LibreOffice Calc подходит компаниям с ограниченным бюджетом, так как доступ к программе бесплатный.

Microsoft Project

Microsoft Project, специализированный платный продукт от Microsoft для управления проектами, уже содержит встроенный шаблон диаграммы Ганта: нужно только указать значения по двум осям, настроить связи между задачами и отформатировать диаграмму.

Так как Microsoft Project содержит готовый инструмент по созданию диаграммы, он подходит среднему и крупному бизнесу, который работает проектно.

Онлайн-сервисы

GanttPRO

В GanttPRO, онлайн-сервисе для работы с диаграммой, можно создавать диаграмму прямо на платформе, либо переносить шаблоны в Google Таблицы или выгружать в Excel и работать далее с ними там.

GanttPRO имеет несколько бесплатных шаблонов. Их достаточно даже для небольшого бизнеса. Остальную функциональность можно подключить за отдельную плату по выбранному тарифу.

Smartsheet

Smartsheet, платный онлайн-сервис по управлению проектами и совместной работе, предлагает 30 дней бесплатной подписки. Чтобы создать диаграмму Ганта, надо кликнуть на соответствующую иконку в разделе «Представления». Как специализированная программа, Smartsheet подойдёт для крупных компаний с масштабными проектами.

Google Таблицы

Google Таблицы, бесплатный сервис компании Google, не содержат готового шаблона диаграммы, как и другие табличные приложения: его нужно создать и настроить вручную. Минус такой работы в том, что график приходится регулярно корректировать вручную, например, смещать сроки по задачам.

Где используют диаграммы Ганта

Диаграмму используют в сферах бизнеса, которые работают над проектами разных масштабов. Это:

• IT-компании;
• маркетинговые, PR-агентства;
• банковские и финансовые организации;
• организаторы праздников и мероприятий разного уровня;
• строительные и архитектурные бюро;
• образовательные учреждения;
• агрофирмы.

Диаграмма не подойдёт компаниям с большими и сложносоставными проектами. Если в проекте много этапов, подэтапов, взаимосвязей между задачами, то график будет тяжело воспринимать. Создание диаграммы и работа с ней станут рутинным процессом, и это обесценит все её преимущества.

Читайте также

Схема рассылок: формат, физический смысл и решение прикладных задач

Диаграмма Ганта в email- и CRM-маркетинге

Для одного письма диаграмма Ганта избыточна: хватит обычного списка задач. Но когда кампания растягивается на несколько этапов и в ней участвуют разные исполнители, список задач перестаёт справляться.

Пример: запуск триггерной welcome-серии, где есть сегментация базы, бриф на дизайн письма, вёрстка, настройка автоматизации, A/B-тест темы, отправка и разбор результатов. Каждый этап зависит от предыдущего и часто выполняется разными людьми: дизайнером, верстальщиком, маркетологом. Диаграмма Ганта в этом случае показывает то, чего не даёт список: зависимости между этапами и сроки каждой команды.

Если нужно выстроить такую кампанию, а ресурсов внутри команды не хватает, агентство CRM Group берёт email- и CRM-маркетинг под ключ: от сегментации базы до аналитики результатов.

Плюсы и минусы диаграммы Ганта

Плюсы

1. Планирование. Позволяет отобразить проект поэтапно, указать сроки выполнения задач. Это помогает команде выполнять всё в срок и избегать срыва дедлайнов.
2. Визуализация. Список задач и сроков изображают графически. Это избавляет от необходимости разбираться в объёмных таблицах и сложных цифрах.
3. Системный подход. Крупный проект невозможно удержать в голове — какие-то задачи могут быть забыты, другие — упущены. Диаграмма помогает организовать и связать все этапы вместе.
4. Контроль. Позволяет руководителям наблюдать за работой над проектом без сложных отчётов от разных отделов и подразделений.
5. Работа в команде. Коллеги видят, какие статусы у задач — «В работе», «Завершена», «На проверке», а также кто их выполнял. В случае чего легко найти ответственного сотрудника, задать ему вопросы и разобраться, в какой стадии задача.
6. Единый источник данных. Не надо искать и открывать все отчёты и таблицы по проекту, чтобы найти статус задачи, всё видно на одном графике.

Минусы

1. Неудобно использовать офлайн. Диаграмму придётся всё время корректировать вручную, так как проект не стоит на месте — этапы выполняются, сроки изменяются, а автоматизации у диаграммы нет.
2. Трудно воспринимать, когда много проектов и многоуровневых задачах. Так как много данных, воспринимать график визуально становится всё труднее и труднее.
3. Внимание деталям. Легко упустить небольшие подзадачи или изменения дат, из-за чего могут быть нарушены дедлайны этапов и всего проекта.
4. Создание и настройка. В некоторых инструментах нет готовых диаграмм. Надо потратить время, чтобы создать диаграммы. Но даже если шаблон есть, его всё равно надо настроить под проект.

Что можно использовать вместо диаграммы Ганта

Если использовать диаграмму сложно или дорого, компания может:

1. Вести мини-проекты в электронных календарях, в мобильных или веб-приложениях для заметок. Например, Evernote, OneNote.
2. Использовать канбан-доску. Канбан-доска — это пространство, в котором группируются задачи по столбцам в соответствии с приоритетом или по какому-либо другому критерию. Бывают физические доски, на которые крепятся стикеры, и электронные с карточками, например, Asana, ProofHub.

   

3. Инструменты онлайн-платформы по управлению проектами. Разные платформы предлагают собственный разработанный вариант ведения проектов, контроля их сроков, наблюдения за исполнителями. Примеры таких платформ — Todoist и Zoho Projects.

Заключение

1. Диаграмма Ганта — это график, который помогает визуализировать весь список задач проекта и соотнести с датами их исполнения. Вертикальный столбец — это названия этапов, а горизонтальная строка — сроки реализации.
2. Диаграмма помогает систематизировать ведение проекта, поддержать порядок исполнения задач, контролировать сроки.
3. Интернет-сервисы и ПО позволяют создавать и настраивать диаграмму по шаблонам. Они автоматизируют процесс использования диаграммы и помогают следить за проектом в реальном времени.

Частые вопросы о диаграмме Ганта

Что служит горизонтальной осью диаграммы Ганта?

По горизонтали (ось X) откладывают время: даты, недели или месяцы, на которые растянут проект. Вертикаль (ось Y) отводится под сам список задач, а каждая задача превращается в отрезок нужной длины на временной шкале.

Что такое диаграмма Ганта простыми словами?

Диаграмма Ганта — график, на котором задачи проекта показаны отрезками на временной шкале. По длине и положению отрезка сразу видно, когда задача начинается, сколько длится и когда должна закончиться.

Кто разработал методику Ганта?

Изобретение диаграммы связывают с Генри Гантом — американским инженером и консультантом по управлению, который работал в начале XX века. Считается, что метод создали для планирования промышленного производства, а сегодня им пользуются далеко за пределами завода: в строительстве, IT и маркетинге.

Как правильно построить диаграмму Ганта?

Нужно составить список задач и разбить проект на этапы, определить последовательность и зависимости между задачами, оценить сроки с запасом на риски, назначить ответственных, отметить вехи и перенести план на временную шкалу в выбранном инструменте. Дальше диаграмму нужно регулярно обновлять по ходу работы.

Где применяется диаграмма Ганта?

Диаграмму применяют там, где есть проекты с несколькими этапами и сроками: в IT, маркетинговых и PR-агентствах, банках, строительстве, образовании и event-индустрии. В email- и CRM-маркетинге диаграмма пригождается для многоэтапных кампаний, например запуска триггерной серии писем с несколькими исполнителями.