Язык нотаций: как объяснять сложные процессы с помощью блок-схем

Язык нотаций: как объяснять сложные процессы с помощью блок-схем


Некоторые стратегии email-маркетинга похожи на сценарии Дэвида Линча. Если не объяснить, что к чему относится и как работает, не разберёшься.

Чтобы клиенту было проще понять стратегию, мы оформляем ее не только в виде текстового описания, но и в виде схемы. А чтобы все схемы были «написаны» на одном языке, мы используем нотации.

Что такое нотация

Нотация — это набор графических элементов для отображения элементов системы. Проще говоря, нотация определяет правила, по которым мы обозначаем на схеме процессы, операции и события и соединяем их между собой.

Как мы выбирали нотацию

Существуют десятки нотаций, как простых, так и очень сложных, которые используются в программировании, логистике, бизнес-анализе — везде, где нужно описать процесс. Разберёмся, какие из них нам подходят.

Наша цель — описать, как мы встраиваем email-маркетинг в существующую систему коммуникации бренда с покупателями или, что реже, выстроить эту систему с нуля.

Задача — выстроить цепочки взаимодействия между участниками и показать, когда и при каких условиях мы будем отправлять рассылки.

Плюс у нас есть свои требования к нотации:

  • Простота изучения. Нотация должна быть простой, иначе на её изучение потребуется много времени, и это затормозит работу.
  • Простота восприятия. Схема должна быть понятна неподготовленному человеку, который не знаком с языком нотации.

Нотации, которые подходят нам, в проектировании бизнес-процессов относятся к классу workflow. Это так называемые диаграммы потоков работ, которые отображают последовательность выполнения действий во времени.

Рассмотрим основные элементы этих нотаций на примерах простой блок-схемы, известной с уроков информатики, популярной нотации ARIS eEPC и более сложной современной нотации BPMN.

Список базовых элементов

Элемент Блок-схема ARIS eEPC BPMN
Событие. Указывают на границы процесса — начало и конец. Также могут отображать промежуточные события в процессе. Событие. Событие. Событие.
Операция процесса. Элементы для отображения действий (задач, функций). Совпадают практически во всех нотациях класса workflow.  Операция процесса.  Операция процесса.  Операция процесса.
Шлюз, или оператор логики. Служит для описания ситуации, когда те или иные условия влияют на ход процесса. Отвечает на вопросы «и», «или», «либо-либо». Шлюз, или оператор логики. Шлюз, или оператор логики. Шлюз, или оператор логики.
Стрелки «связь между операциями». Показывают, что операция наступает только после завершения предыдущей. По сути, демонстрируют ход процесса во времени. Стрелки «связь между операциями» Стрелки «связь между операциями» Стрелки «связь между операциями»
 Стрелки «поток информации». Отображают обмен сообщениями (документами, письмами и прочим) между участниками процесса. Стрелки «поток информации». Стрелки «поток информации». Стрелки «поток информации».

Теперь попробуем описать простую стратегию в каждой из нотаций.

1. Простая блок-схема

В нотации «Простая блок-схема» чаще всего используют несколько элементов: процесс, решение, документ, данные и стрелку. Стрелки либо не именуются вообще, либо создатель схемы старается дать им короткие и понятные названия.

Простая блок-схема

Схема получается действительно простой и интуитивно понятной и вполне подойдёт для описания небольших стратегий. К тому же она нестрогая, а это значит, что вы можете создать собственные элементы и комбинировать их на своё усмотрение.

Важно помнить, что, если вы хотите внедрить методику построения схем в компании, вам нужно заранее разработать внутренний стандарт ее использования. Иначе мы получим много разных схем, в которых будет сложно ориентироваться.

Читайте также

Полный гид по стратегии email-маркетинга

2. ARIS eEPS

Аббревиатура eEPC расшифровывается как extended Event Driven Process Chain — это расширенное описание цепочки процесса, управляемого событиями. Событие «создаёт» операцию (функцию), которая в свою очередь «создаёт» следующее событие.

При построении схемы в нотации ARIS eEPC нужно учитывать основные правила:

— каждой функции должно предшествовать событие;

— каждая функция должна завершаться событием;

— в каждую функцию может входить и выходить только одна стрелка, связывающая её с событием-причиной или с событием-следствием.


Основной недостаток этой нотации, как и простой блок-схемы, в том, что она не отражает взаимодействие между участниками процесса. В остальном она довольно удобная и понятная как для построения, так и для чтения.

3. BPMN

Об этой нотации стоит рассказать подробнее. Она основана на методологии BPM (Business Process Management — управление бизнес-процессами). Схема в нотации BPMN моделирует поведение участников бизнес-взаимодействия во времени.

BPMN выбирают профессионалы управления бизнес-процессами, которым нужно выстроить стратегию бизнеса, выявить недостатки и модернизировать. Эта нотация позволяет и отразить детали, и взглянуть на бизнес-процесс с высоты птичьего полета.

Язык нотации BPMN сложный, он требует специального изучения. Однако не обязательно использовать все элементы: можно выбрать такие, которые подходят именно вам.

Особенности элементов нотации BPMN

Зоны ответственности Элемент
Пул Пул. Отображает участника взаимодействия, выполняющего ту или иную роль в процессе. Под участником может пониматься не только человек, но и система — сервис рассылок, сайт.
Элементы потока Элемент
Задачи и подпроцессы. Задачи и подпроцессы. Операции в BPMN могут быть простыми (задача) и составными (подпроцесс). Подпроцессы нужны, чтобы упростить вид схемы.

Например, «Отправить письмо-подтверждение заказа» — задача, но если мы захотим указать на схеме процесс «Оформление заказа», то она станет подпроцессом внутри этого процесса.

Задачи и подпроцессы могут иметь маркеры. Например, силуэт человека — пользовательская операция (выполняет сотрудник), шестеренка — сервисная (выполняется сервисом автоматически).

События. События. На схеме в BPMN можно отразить события начала и конца процесса, а также промежуточные, которые могут иметь маркеры.

Например, в процессе «Оформление заказа» старт — это клик на сайте на кнопку «Оформить заказ». Финиш — получение посылки или оставление отзыва.

Промежуточное событие — к примеру, отмена заказа. После него нужно выполнить еще ряд действий: отправить подтверждение отмены заказа, выяснить причину и прочее.

Шлюзы. Шлюзы. Внутри логических элементов-шлюзов в BPMN указываются специальные маркеры, чтобы избежать путаницы.

Так, параллельный шлюз (И) обозначает ветвление процесса на параллельные потоки, когда действия выполняются одновременно.

Например, после того, как становится известно, что товара нет на складе, нужно в одно и то же время информировать клиента о задержке доставки и отправить запрос на склад.

Эксклюзивный шлюз (ИЛИ) можно представить в виде вопроса, на который может быть несколько ответов, но в результате верным будет только один.

Например, задаем вопрос: «Как клиент хочет оформить доставку?». Если самовывозом, то нужно отправить письмо, что товар забронирован. Если другим способом — выслать трек-номер посылки.

Неэксклюзивный шлюз (И/ИЛИ) обозначает условие, в результате которого могут выполняться параллельные действия или только одно действие.

Например:

  • если сумма заказа больше 3000 рублей, то клиент получает подарок #1;
  • если сумма заказа больше 3000 рублей и дополнительно заказан товар с особым ценником, то клиент получает подарки #1, #2;
  • если сумма заказа меньше 3000 рублей, но заказан товар с особым ценником, то клиент получает подарок #2;
  • если сумма заказа меньше 3000 рублей и в заказе нет товара с особым ценником, то клиент не получает подарок.

Комплексный шлюз обозначает, что действие произойдет при выполнении каждого из действий в ветвлении.

Например, письмо-подтверждение подписки отправится, если лид подписался на рекламную рассылку и с pop-up, и в личном кабинете, и при оформлении заказа.

Данные Элемент
Объекты данных. Объекты данных. Отображают информацию, которая нужна для выполнения операции (входящие данные) или появляется в результате действия (исходящие данные).

Например, после того, как банк проверит кредитную историю клиента,  появятся дополнительные данные, которые нужно передать в ESP для оповещения об одобрении кредита или отказе.

Базы данных. Базы данных. Так отображаются хранилища данных, в частности, CRM. База данных указывается на схеме, если к ней обращаются по ходу процесса для получения данных.
Соединяющие элементы Элемент
Потоки управления. Потоки управления. Используются для связи элементов потока (событий, задач, шлюзов). Если нужно, над стрелкой можно прописать текст.

Если вы не хотите нагромождать на схеме шлюзы между задачами, то можете обозначать условия специальным маркером на конце стрелки:

  • если действие на одной из веток начнётся после того, как будет выполнено действие, от которого идет разветвление, то рисуем линию с ромбом;
  • если нужно выделить ветку, по которой будет идти поток при невыполнении всех прочих действий, то рисуем линию с косой чертой.
Потоки сообщений. Потоки сообщений. Отображают передачу сообщений между участниками процесса (пулами).
Артефакты Элемент
Сноска, или текстовая аннотация Сноска, или текстовая аннотация. Используется для уточнения значения элементов схемы, чтобы она была понятна неподготовленному человеку.


Как работать с нотацией BPMN

При работе с BPMN необходимо соблюдать стандарты. Нельзя по своему усмотрению менять вид графических элементов и расставлять связи между ними, если вы действительно хотите научиться говорить на языке BPMN.

Как быстро нарисовать схему

Создавать схемы несложно, главное — понимать суть процесса, продумать механизм его реализации и следовать алгоритму создания схемы.

  1. Задайте границы. На схеме нужно отразить события начала и конца процесса.
  2. Нарисуйте основные блоки. Представьте, что процесс идёт идеально, и составьте цепочку задач, выполняя которые, вы придёте к результату.
  3. Добавьте ветвления. Обозначьте варианты развития событий. Так работать проще, чем ставить их с самого начала и путаться в стрелках.
  4. Добавьте недостающие данные. При необходимости разместите на схеме важные документы, базы данных, текстовые комментарии.

Как быстро нарисовать блок-схему

Какие инструменты использовать

Сейчас существует много платных и бесплатных инструментов для моделирования бизнес-процессов. Среди бесплатных нам нравятся BizAgi Modeler и онлайн-сервис Draw.io. У них простой и понятный интерфейс, встроенные нотации, а схемы можно сохранять в виде изображений jpg, png и svg.

Нам этого хватает, поэтому платными инструментами мы не пользуемся. Но если очень хочется, можете купить Visual Paradigm. По подписке он стоит от 6 до 89 долларов в месяц, полная лицензия — от 99 до 1999 долларов. Также популярен Microsoft Visio (по подписке  от 5 до 15 долларов в месяц).

Самая интересная возможность в платных версиях — проверка процессов. Когда вы построите схему, программа проверит, нет ли логических ошибок.

Проверка процессов

Для нас самый удобный из сервисов BizAgi, потому что именно в нём у каждого элемента есть удобное меню с атрибутами. То есть вам не нужно тратить время на то, чтобы выбрать подходящую длину стрелки между блоками. А ещё он на русском языке.

Как пользоваться сервисом BizAgi

Пока всё. В следующей статье мы расскажем, как составить полную графическую схему email-коммуникаций в нотации BPMN.

Почтовый голубь

Соцсети и email отлично работают вместе. Главное — знать, как соединить оба канала и заставить их работать гармонично.

Email-ретаргетинг позволяет «догонять» ваших подписчиков в других каналах: открыл письмо, но не купил — вот тебе наше объявление на другом сайте. Приводим несколько примеров.

Почтовый голубь

Рассылки и посадочные страницы, на которые они привлекают подписчиков.