Как управлять проектом и не сойти с ума

Мы всякого начитались про то, как управлять проектами и своим временем. Кто-то рекомендует принцип помидорки — чередовать 25 минут работы и 5 минут отдыха, — кто-то советует не брать срочных задач. По нашему опыту, подобные советы трудно осуществимы на практике, и, скорее, относятся к идеальному миру.

Рассказывает
менеджер проектов Email Soldiers Дмитрий Голованчиков

Управление рисками на проекте

В идеальном мире менеджер проектов управляет рисками — он знает, где у него хранится запасной дизайнер, на какой полке пылится дополнительный верстальщик. В случае экстренной ситуации (каких у хорошего менеджера просто не может быть), он их достаёт, включает в работу, и всё идёт как по часам.

В реальном мире в экстренных ситуациях случается такое, что даже свободные специалисты не возьмут задачу. Мы уже 2 года работаем с «Амедиатекой» — он-лайн сервисом, где можно смотреть сериалы по подписке. В рассылках «Амедиатеки» критически важно делать анонсы сериалов вовремя. Однажды в пятницу вечером нам поступила задача — сделать рассылку о премьере. В пятницу вечером. Дизайнера мы выцепили — к 21:00 он подготовил макет, теперь надо было его сверстать.

Звоню одному технологу — не отвечает, второму — не может, уже уехал на дачу. Ищу варианты через коллег, они обещают найти верстальщика. Тогда я понял, что терять время мы больше не можем. Сел за компьютер, нашёл похожий шаблон из ранее отправленных, нарезал картинки, добавил их в вёрстку, кое-где подправил. В общем, к десяти вечера мы сериал анонсировали. Когда технолог перезвонил, всё уже было готово.

Управление временем

В идеальном мире менеджер проектов не принимает срочных задач, договаривается оставить их на завтра и в 18:00 уходит домой со спокойной душой.

В реальном мире менеджер — главный защитник интересов клиента. Если задачу нужно сделать, её нужно сделать. Однажды для рассылки «Амедиатеки» мы всё подготовили вовремя, к 19:00 макет и вёрстка были уже готовы. Когда коллеги разошлись по домам, клиент попросил внести изменения в макет, они были критичны. Я предупредил, что, возможно, не найдём дизайнера, но с того конца чата доносилось «анонс, срочно, горит». Сел за фотошоп, внёс изменения сам.

как управлять проектом и не сойти с ума

Управление дедлайнами

В идеальном мире менеджер проектов всегда соблюдает дедлайны.

В реальном мире жизнь вносит коррективы. Конечно, мы контролируем дедлайны. При поступлении новой задачи обсуждаем сроки с командой. Если понимаем, что в срок не уложимся, то обсуждаем с клиентом возможность увеличить время на задачу. Если отодвинуть дедлайн невозможно, придумываем, как успеть. Но прошлым летом случилось удивительное совпадение — у нас в компании заболели почти все. Больше половины сотрудников слегли с температурой. Физически невозможно было соблюсти дедлайны. Так что пришлось объяснить ситуацию каждому клиенту и с каждым отдельно договориться о том, что со всем этим делать.

Кто такой хороший менеджер проекта

Иногда кажется, что менеджер проекта — человек, который не умеет ни кодить, ни дизайнить, а только раздаёт команды.

На самом деле, хороший менеджер может немного и того, и другого, и третьего. Кроме того, он работает с людьми, а значит, должен уметь договариваться, обсуждать, убеждать, мотивировать. Менеджер проекта знает особенности каждого специалиста и умеет планировать работу в соответствии с ними. Он всегда на связи и всегда всё контролирует.

В EmailSoldiers мы представляем менеджера проектов как человека, который не тем хорош, что у него клиенты и коллеги по струнке ходят, а хорош своей ответственностью и гибкостью. Не важно, кто косячит, важно, что менеджер готов это исправить без всяких «вы сами виноваты». Не важно, что дизайнер заболел, важно, что менеджер найдёт выход из этой ситуации.

Менеджеры проектов управляют сроками, адекватно воспринимают критику, ориентированы на цели клиентов. У нас менеджеры не просто управленцы (хотя это самое важное), они умеют делать задачи руками, хорошо разбираются в email рассылках.

Как управлять проектом и не сойти с ума

Именно из-за постоянного контроля работа менеджера очень нервная: тут мы отправляем сотни тысяч писем, надо проследить за процессом; тут у нас копирайтер работает по ночам, ранним утром надо проверить его тексты и дать комментарии; тут у нас заболел дизайнер, надо передать задачу другому и ввести его в курс дела. Важно не сойти с ума от такого темпа, не перегореть через полгода. Вот несколько советов, которые помогают мне справляться с нагрузкой.

  • Занимайтесь спортом: тренировки в спортзале, бег, игра в футбол или теннис — всё что угодно. Спорт позволяет расслабиться и перезагрузиться — после занятий все мысли о работе уходят. Важно ещё, что тренировки — это твоё личное пространство, куда никто не вмешается. При условии, что вы оставляете телефон в шкафчике.
  • В свободное время отключайтесь от интернета, мессенджеров. По своему опыту вспоминаю, что лучше всего я отдыхал, когда оставался без интернета.
  • Делегируйте. Когда привыкаешь всё-всё контролировать, отдать задачи другому человеку бывает очень сложно. И всё-таки примите мысль, что ваш коллега может справиться не хуже вас.
  • Осознайте свои ресурсы и планируйте в соответствии с ними. Ничто не угнетает сильнее, чем недовыполненный список дел. Если такое происходит день ото дня, значит, надо что-то менять.

Возможно, эти советы покажутся общими, но они правда работают. А вот более специфические: заводить помидорки на 25 минут и не принимать срочных задач — для нас оказываются несостоятельными. Если вы менеджер проекта, который всё это применяет, работает без авралов, а после 18:00 вам никто не звонит, напишите нам и научите. Ещё лучше — пришлите своё резюме:)

Битва за инбокс