Зачем в 2020 году отправлять Outlook-рассылки? Некоторые компании не могут использовать для рассылок ESP — из-за корпоративной культуры, особенностей коммуникации или по какой-то другой причине. В таком случае они делают рассылку в Outlook. Подобным методом классическую рассылку заменить нельзя, но это имеет смысл, если получатели — сотрудники компании. Большие организации рассылают через Outlook внутренние письма с новостями, инструкциями, опросами.
Если рассылка простая, её можно создать прямо в редакторе письма Outlook. Но если письмо состоит из сложных блоков, имеет картинки, текст и ссылки, то подобную рассылку уже нельзя собрать в редакторе почтовой программы. Как правило, привлекают специалиста, который сделает .oft шаблон (Outlook File Template) для отправки подобных писем. В идеальном варианте пользователь потом может самостоятельно редактировать этот шаблон, менять текст и картинки без знаний кода.
Ниже два способа сделать шаблон электронного письма для Outlook. Первый быстрый: простой текстовый шаблон сохраняется прямо в Outlook. Второй для сложных писем: собираем .oft шаблон в Word и пошагово показываем, как создавать блоки для такого письма.
Читайте также
HTML вёрстка писем — полная инструкция
Как создать шаблон в Outlook без Word
Если в письме только текст и простое форматирование, Word не нужен: шаблон сообщения можно создать в самом Outlook. Так удобно хранить письма, которые уходят часто и почти без изменений, например внутренние объявления, ответы на типовые вопросы или уведомления сотрудникам.
Порядок для классического Outlook для Windows:
- На вкладке «Главная» нажмите «Создать письмо». То же самое делает сочетание клавиш Ctrl+Shift+M, так начинается любое новое письмо в Outlook.
- Напишите текст письма в открывшемся окне.
- В окне сообщения выберите «Файл», затем «Сохранить как».
- В списке «Тип файла» выберите «Шаблон Outlook».
- Введите имя шаблона и нажмите «Сохранить».
По умолчанию шаблон попадает в папку C:\Users\<имя пользователя>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates. Для коротких текстовых заготовок есть ещё надстройка «Мои шаблоны»: в окне письма на вкладке «Сообщение» выберите «Просмотреть шаблоны» и нажмите «+Шаблон». Если надстройки в списке нет, её могли отключить в вашей организации.
Для письма с логотипами, отзывами и кнопкой, как в нашем примере ниже, этих инструментов мало. Такую вёрстку собирают в Word.
Сборка письма в Word
Один из способов сделать .oft шаблон — собрать его в Word. Сама по себе рассылка в HTML верстается таблицами. Здесь нужно сделать примерно то же самое: вручную создать таблицы и наполнить их контентом. Этот способ хорош тем, что Microsoft Word и Outlook используют один движок для рендеринга писем.
Изначально всё равно нужен дизайн письма, который будет собран в Photoshop или Figma. Конечно, можно начать проектировать дизайн в вордовском документе. Но, как показывает практика, гораздо проще сначала сделать дизайн и лишь потом собирать его под .oft шаблон для Outlook. Это упростит сборку как тела письма, так и небольших деталей вроде футера и информации о заказе. Если своего дизайнера нет, макет вместе с шаблоном можно заказать: мы делаем дизайн и HTML-вёрстку писем, в том числе под Outlook.
Для примера возьмём наше письмо для misstomrsbox.com. Попробуем собрать его, чтобы отправить через Outlook.
Это большой мастер-шаблон. Мы будем брать из него разные блоки
Читайте также
Дизайн email-рассылок: полная инструкция
Собираем письмо
Начнём с хедера. В нашем примере он состоит из двух логотипов, выровненных по центру, и небольшой черты снизу. Делаем таблицу, в которой будет одна строка и одна ячейка. Помещаем туда наши логотипы.
Стоит отметить, как мы работаем с цветами границы таблицы — оставляем только нижнюю границу. Выделяем таблицу. В левом верхнем углу будет значок, нажав на который мы увидим нужные настройки:
Оставляем только нижнюю границу. Потом нажимаем «Границы и заливка» и выбираем «Другие цвета»:
Часто нам нужен конкретный цвет, как в макете, и мы не можем просто выбрать из палитры. Особенность в том, что Word позволяет выбирать цвета в RGB и в HSL. Но часто может быть совсем другой код цвета, который имеет вид: #FFDAC5 . Чтобы узнать RGB-код, можно воспользоваться сайтом encycolorpedia.com — вводим цвет в строку поиска и получаем его характеристики. Различные цветовые кодировки может показывать и поисковик:
Выбирайте способ, который вам удобен.
В итоге получаем такой хедер:
Осталось сделать отступ между логотипом и нижней границей таблицы. После этого нужно будет оставить только нижнюю границу и покрасить её в нужный цвет.
Читайте также
Как мы делаем красивую GIF-анимацию в письмах
Картинка вставляется в письмо очень просто: нужно перетащить файл в нужную область документа. Если хотите сделать баннер кликабельным, нажмите на него правой кнопкой мыши и выберите пункт «Гиперссылка», а затем укажите нужный адрес.
Блок с отзывами
Состоит из заголовка, отзывов, каждый из которых разбит на две ячейки, и кнопки.
С заголовком всё просто: это обычный текст, выровненный по центру, с теми свойствами, которые есть в макете. Один отзыв состоит из двух ячеек. В правой ячейке только текст, а в левой — текст и пять картинок в ряд. У таблицы есть только нижняя граница, как и у хедера.
Создаём таблицу с двумя ячейками. В левую помещаем текст, под него — картинку. Изначально картинка будет большой, её размеры нужно подогнать, не забыв изменить соотношение сторон. Левая и правая ячейка занимают по 50% всей таблицы, но в макете мы видим, что левая часть должна занимать гораздо меньше места. Изменить это можно с помощью ползунка в центре таблицы.
После этого вставляем текст в правую часть, редактируем его и делаем с границами то же самое, что и с хедером: оставляем только нижнюю границу и задаём ей цвет. Далее копируем таблицу с отзывом, чтобы получить такой же блок, как и в шаблоне.
Кнопка подписки
Кнопку в шаблоне для Outlook можно сделать двумя способами, как и в обычной вёрстке. Это может быть просто картинка-ссылка, и здесь всё, как и с обычным баннером: перетаскиваем картинку и ставим на неё ссылку.
Плюсы такого подхода:
- легко реализовать;
- кликабельна вся кнопка.
Минусы:
- картинка тяжелее, чем текст: будет дольше грузиться;
- если у пользователя отключены картинки, он ничего не увидит.
Ссылка может быть таблицей из одной ячейки, залитой определённым цветом и с текстом внутри. Создаём таблицу и корректируем её ширину с помощью ползунков по краям.
Пишем в ней текст, делаем его белым и нужного размера. Теперь заливаем всю таблицу нужным цветом. Цвет выбирается по тому же принципу, по которому мы выбирали цвет границы таблицы.
Небольшие проблемы могут возникнуть с позиционированием надписи. Нижнюю границу можно отодвигать мышкой с помощью ползунка, а вот верхнюю границу можно отодвигать с помощью кнопки enter. И высота каждого отступа зависит от того, какой размер шрифта у вас выбран. Так можно корректировать и подбирать высоту верхнего отступа, чтобы создавалось ощущение, что надпись у нас в центре кнопки.
Выделяем текст, нажимаем правой кнопкой мыши, выбираем пункт «Гиперссылка» и вставляем нужный адрес.
Плюс такого подхода:
- это не картинка, а значит, у пользователя кнопка прогрузится быстрее;
- если у пользователя отключены картинки, он всё равно увидит кнопку.
Минусы:
- делать такую кнопку чуть дольше;
- кликабелен только текст в кнопке.
Красиво сверстаем ваши письма
Дизайн и вёрстка email-рассылокВажно учесть
Все таблицы, которые вы создаёте, должны быть отцентрованы. Перед вставкой шаблона в Outlook проверьте, что выравнивание таблицы стоит по центру.
Это важно проверить, потому что внешне всё может выглядеть корректно, а в Outlook вёрстка поедет. Ниже покажу, как это будет выглядеть.
При этом текст в таблице может быть выровнен по левому краю.
Вставляем собранное письмо в Outlook
Создаём в Outlook новое письмо и открываем наш шаблон в Word. Из вордовского файла просто копируем всё в буфер обмена, вставляем в письмо и смотрим, как оно будет выглядеть.
Отображение нужно тщательно проверить, потому что бывают баги. Например, возникнет большой пробел там, где его изначально не было. Или появятся границы у таблиц. Эти баги легко исправить уже в самом Outlook.
Если какая-то таблица в документе выровнена по левому краю, то в Outlook вы будете наблюдать вот такое:
Поэтому не забудьте отцентровать таблицы перед заливкой письма в Outlook.
Чтобы сохранить шаблон, нажимаем «Сохранить шаблон» и выбираем тип файла «Шаблон Outlook».
Чтобы сделать рассылку в Outlook по такому шаблону, откройте его, добавьте получателей и отправьте как обычное письмо. Если адресатов много и они не должны видеть адреса друг друга, ставьте их в поле «Скрытая копия».
Читайте также
132 инструмента CRM-маркетолога
Как вставить подпись
Чтобы добавить подпись, которая будет подставляться в конце каждого письма, собираем её по тому же принципу, что и письмо. Можем добавить туда иконки и/или ссылки на соцсети, любой текст и корпоративный баннер. На выходе получаем такой же word-файл, только с шаблоном подписи.
Теоретически её можно открывать каждый раз, как и шаблон, что мы сделали выше. Подпись подставится в письмо, а над ней можно будет писать текст. Но это неудобно. Можно настроить автоматическую подпись в Outlook.
Создаём новое письмо и выбираем «Подпись»:
Переходим во вкладку «Электронная подпись», нажимаем «Создать» и задаём имя подписи:
Далее открываем word-файл с подписью и копируем содержимое оттуда в поле для создания подписи:
После этого нужно просто сохранить шаблон в Outlook. Теперь его можно использовать в любом письме. Для этого при создании письма нужно нажать на кнопку «Подпись» и выбрать нужную. Она автоматически подставится в письмо.
Выбранная подпись будет автоматически появляться при создании нового письма.
Обсудить любой материал и задать вопросы можно в нашем CRM-Chat. И, конечно, подписывайтесь на наш Телеграм-канал «Маркетинг за три минуты», где регулярно выходят полезные материалы в виде постов-трёхминуток.
Частые вопросы
Как создать шаблон сообщения в Outlook без Word?
Создайте новое письмо на вкладке «Главная» или сочетанием Ctrl+Shift+M, напишите текст, затем выберите «Файл», «Сохранить как» и тип файла «Шаблон Outlook». Этого хватает для текстовых писем. Шаблон с таблицами, картинками и кнопками удобнее собрать в Word, как в этой статье.
Как написать письмо в Outlook?
Нажмите «Создать письмо» на вкладке «Главная» или сочетание клавиш Ctrl+Shift+M. В открывшемся окне укажите получателя, тему и текст, затем отправьте письмо или сохраните его как шаблон, если оно пригодится снова.
Что такое шаблон электронного письма в Outlook?
Это сохранённая заготовка письма в файле .oft (Outlook File Template). Её открывают, меняют текст и картинки и отправляют, не собирая письмо каждый раз заново.
Как сделать рассылку в Outlook по шаблону?
Откройте сохранённый шаблон, добавьте получателей и отправьте. Если адресатов много и они не должны видеть адреса друг друга, ставьте их в поле «Скрытая копия». Для внешних рассылок по большой базе Outlook не заменяет сервис рассылок, он подходит для писем сотрудникам.
