Лёгкая работа с отчётами по рассылкам в Power BI — аналитика для Banki.ru

Лёгкая работа с отчётами по рассылкам в Power BI
В начале февраля мы сделали Power BI отчёты по емейл-маркетингу для Banki.ru. Это позволило автоматизировать сбор статистики из двух источников — ExpertSender и внутренней системы трекинга, и представить информацию в более наглядном графическом виде.Поговорим о том, как мы настроили процесс и с какими трудностями столкнулись.

Зачем потребовалась настройка Power BI

Если коротко, то вот:
Примеры отчётов Power BI
Раньше над отчётами работали сразу два специалиста: наш менеджер собирал информацию из ExpertSender, ребята из Banki.ru — для системы трекинга.До настройки Power BI отчёта сбор проходил по такой схеме:
  1. выбираем нужное письмо в ExpertSender;
  2. открываем отчёт по нему;
  3. переходим в отчёт по отдельным сегментам и выгружаем его;
  4. заливаем данные в файл отчета;
  5. с помощью формул в Excel считаем CTR, OR и процент ошибок;
  6. копируем utm-метки вручную из письма и добавляем в отчёт;
  7. определяем тип рассылки (дайджест, продуктовая, новостная) и названия банков и прописываем в отчёте;
  8. смотрим id сегментов и самого письма в ExpertSender и вносим их в отчёт;
  9. переходим к следующему письму.
На это уходило по четыре часа каждую неделю и ещё пять в конце месяца. В сумме получалось больше 20 человеко-часов.

Что мы сделали

Чтобы упростить работу с отчётами, мы настроили дашборд Power BI, где отображаются все показатели, которые нужны специалистам Banki.ru. Теперь их не нужно собирать вручную — они обновляются автоматически в режиме реального времени, к тому же выглядят красивее и проще для анализа.

Какие были трудности при реализации

На пути к красивым автоматическим отчётам нас ждали сразу несколько трудностей, связанных с получением исходных данных и особенностями Power BI. Какие-то из них мы решили в процессе, с некоторыми боремся до сих пор.
  1. Неудобный формат данных, формируемых ExpertSender. Данные суммируются за выбранный период без разбиения по дням, а заказчику требовалась ежедневная статистика. Мы обращались в техподдержку платформы, но решить проблему так и не получилось: предложенные варианты оказались либо такими же неудобными, либо сложными в реализации. В итоге мы сами нашли решение — делаем отдельные API-запросы для каждого дня вместо одного общего за весь месяц. Благо, у сервиса нет ограничений на их количество. Несмотря на избыточность и неоптимальность такого решения, цель была достигнута.
  2. Ошибки при обновлении отчётов. Эта проблема была следствием первой: большое количество запросов и объём данных привели к частым ошибкам при автоматическом обновлении отчётов. Мы всё ещё ищем решение, но даже при таком раскладе трудозатраты на обновление данных уменьшились во много раз.
  3. Проблемы с доступом к источнику данных. При автоматическом обновлении отчёта на сервере Microsoft часто возникают проблемы c доступом к источникам данных, особенно при использовании POST-запросов. Это связано с особенностями подключения сервера.Мы смогли решить эту проблему, настроив запросы к проблемным источникам через прокси-сервер. Он формирует ответы при аутентификации в требуемом формате.

Какие придумали фишки

Google-таблицы для переменной информации

Информация на сайте часто обновляется, поэтому состав списков рассылки и сегментов может меняться. Эти изменения нужно отображать в отчёте. Чтобы ребятам из Banki.ru не приходилось обращаться к нам каждый раз, когда нужно исправить исходный код отчёта, мы подключили Google-таблицы. Клиент сам вносит в них правки, и отчёт обновляется.

Страница с навигацией в отчёте

В отчёте 12 дашбордов. Чтобы легко переключаться между ними, мы добавили страницу с навигацией. Для этого использовали элемент Bookmarks, появившийся в Power BI в октябре 2017 года.
навигация в отчётах power bi

Сводный отчёт по всем типам рассылок

У «Банки.ру» много типов рассылок: новостные, триггерные, автореспондер и т.д. Поэтому мы сделали сводный отчёт, который даёт общую информацию, при этом из него легко переключиться на дашборд по конкретному типу рассылок.Инициатива была полностью наша, но заказчик её одобрил и поддержал. Для реализации этой функции также использовался элемент Bookmarks.
сводный отчёт в power bi

Инструкция внутри Power BI отчёта

Инструкции в бумажном виде или в виде отдельных файлов часто теряются, поэтому мы сделали её прямо внутри отчёта. Там есть отдельный дашборд с ссылками на все подключенные внешние ресурсы и с инструкциями, как заполнять конфигурационные Google-таблицы.
Инструкция в отчёте Power BI

Что изменилось после настройки отчётов в Power BI

  • теперь данные можно анализировать в привычном табличном виде и в более наглядном графическом — с помощью диаграмм, графиков, «воронок»;
  • данные в отчётах обновляются автоматически;
  • можно сравнивать показатели за различные периоды — за неделю, месяц, год;
  • сделан акцент на основных метриках email-маркетинга;
  • можно просто и оперативно менять наборы данных сразу на нескольких дашбордах;
  • над отчётом работает один специалист — он следит за обновлениями и при необходимости исправляет ошибки, это занимает около часа в неделю.

Отзыв от Banki.ru

Менеджер по email-маркетингу в Banki.ru Виктория Голубкова написала отзыв о работе над отчётом:«У нас стояла задача минимизировать трудозатраты на отчётность: максимально автоматизировать процесс и отслеживать информацию по рассылкам в режиме реального времени.Первая версия отчёта нам не подошла: это был сильно упрощённый вариант, им было неудобно пользоваться. Тогда мы составили подробное ТЗ и расписали, что именно нам нужно. На этот раз ребята делали по плану и попутно предлагали разные решения, что ещё можно улучшить. Иногда они превосходили наши ожидания.В итоге большинство задач мы решили. Не удалось лишь реализовать отчёт по перетеканию сегментов, который показывал бы состояние базы в динамике».

Узнавайте об обновлениях блога Email Soldiers первым

Спасибо!

Осталось подтвердить подписку — кликнуть по кнопке в письме, которое мы вам отправили.

Похожие статьи

Как сделать рыбок в Power BI отчёте
Как сделать рыбок в Power BI отчёте

Как оформить ваш отчёт в виде аквариума с разноцветными рыбками.

Как использовать Power BI для email-маркетинга
Как использовать Power BI отчёты для email-маркетинга

Рассказываем, какие показатели можно добавить в отчёт и как они будут взаимодействовать между собой.

Отчёты Power BI: как вставить картинки в Chiclet Slicer
Инструкция для Power BI: как добавить картинки в Chiclet Slicer

Как вставить картинки в Chiclet Slicer и другие визуальные элементы в отчётах Power BI, чтобы они корректно отображались.