Что такое BPM-система

BPM или Business Process Management — это система управления бизнес-процессами. Система делит сложные процессы на простые шаги, чтобы ими было легче управлять, а также назначает исполнителей этих шагов — ответственных сотрудников.

Благодаря тому, что бизнес-процессы компании представлены в виде схем, руководителям проще за ними наблюдать и управлять ими.

Что такое бизнес-процесс в BPM-системе

Бизнес-процесс — это система действий, которые выполняют сотрудники компании в определённой последовательности, чтобы получить какой-то результат. Рассмотрим на примере.

Чтобы нанять в компанию нового менеджера, эйчар размещает вакансию на сайте. Подбирает соискателей, проводит с ними собеседование и отбирает подходящих кандидатов. Далее руководитель HR и отдела продаж проводят финальное собеседование и выбирают лучшего. Описанные действия и есть бизнес-процесс.

Читайте также

Давайте разберёмся с бизнес-аналитикой в маркетинге

Для чего нужны бизнес-процессы в BPM

Главное назначение бизнес-процессов — упорядочить работу компании, чтобы сотрудники знали, за что отвечают и в какой последовательности должны выполнять работу. Также процессы:

1. Уменьшают количество ошибок. Сотрудники выполняют правильный порядок действий, а не импровизируют на рабочем месте.
2. Содержат инструкции, которые описывают, как должен выглядеть результат работы каждого сотрудника.
3. Исключают дублирование действий. Менеджеры Иван и Пётр не начнут заполнять один и тот же отчёт или договор.

В BMP можно создать и описать множество бизнес-процессов, например, порядок заключения договоров с клиентами, приём и согласование заявок на кредит в банке, процесс утверждения новых проектов.

Читайте также

Ценности компании: зачем они нужны и как создавались в Email Soldiers

Из чего состоит BPM-система

Конструктор для моделирования процессов

Конструктор — это набор опций и инструментов, с помощью которых пользователи создают шаблоны и схемы бизнес-процессов, а также настраивают правила, по которым процессы будут работать.

Основные рабочие инструменты конструктора — блок-схемы. С их помощью выстраивают логику бизнес-процесса.

Например, чтобы подписать договор с поставщиком, нужно пройти определённую последовательность:

1. Получить от контрагента уставные документы.
2. Создать и согласовать карточку контрагента в 1С.
3. Загрузить договор в 1С.
4. Согласовать договор.
5. После согласования подписать и загрузить подписанную скан-копию.

В результате получится готовый бизнес-процесс, который можно запускать.

Модуль управления бизнес-процессами

Когда процесс описан и запущен, сотрудники начинают его выполнять, и тут подключаются модули. Модули — это части BPM, которые обеспечивают автоматическую работу бизнес-процессов.

Например, модуль управления назначает права доступа, контролирует, правильно ли работают программы. А модуль управления бизнес-правилами следит, исполняют ли сотрудники правила процессов.

Аналитические модули

Аналитические модули собирают данные о ходе работы бизнес-процессов, а после формируют из них отчёты, графики и диаграммы.

Так руководитель с помощью аналитического модуля может увидеть, на каком этапе находится, например, закупка новых мониторов. Если видит, что финансисты долго согласовывают бюджет, выясняет, в чём причина, помогает найти решение и — процесс идёт дальше.

Модули для интеграции BPM-системы с другими сервисами

Модули для интеграции подключают программы и сервисы к базе BPM, чтобы объединять бизнес-процессы компании в единую систему, отслеживать и регулировать их в одной программе.

Читайте также

Как диджитал-компаниям развиваться в кризис: тренды, перспективы, прогнозы

Чем BPM-система отличается от CRM

CRM-система — это программа, которая автоматизирует работу отдела продаж. BPM автоматизирует бизнес-процессы компании, а также:

1. В BPM-системе организуют работу всех отделов компании — HR-отдела, отдела закупок, продаж, маркетинга. В CRM — только отделов, которые напрямую связаны с продажами и клиентами.
2. В BPM-системе есть модули по управлению документацией, ресурсами, сотрудниками компании. CRM регистрирует и сохраняет информацию, связанную только с продажами.
3. В BPM может объединять функционал всех управленческих систем компании, в том числе и CRM-системы.

Как внедрить BPM-систему

Сроки внедрения системы зависят от компании и её структуры и могут составлять от полугода до двух лет. Процесс внедрения можно разделить на три этапа — подготовку, выбор BPM-системы и внедрение.

Подготовка

На данном этапе определяют, от каких проблем компания избавится, если внедрит BPM. В процессе подготовки составляют план, что надо автоматизировать в первую очередь, а что — во вторую или третью.

Выбор BPM-системы

На этом шаге выбирают несколько поставщиков BPM и изучают, что могут их системы, сколько они стоят. По результатам первой выборки обращаются к поставщикам и просят провести демонстрацию BPM. Выбирают одного и обговаривают сотрудничество.

Внедрение и настройка

Утверждённый поставщик внедряет BPM-систему в компанию, а после проверяет её работоспособность. Если надо, обучает сотрудников компании, как пользоваться системой.

Каким компаниям стоит внедрять BPM

1. Крупным компаниям с разветвлённой структурой и большим количеством бизнес-процессов. BPM помогает не запутаться руководителям, кто из их сотрудников над чем работает и за что отвечает.
2. Производственным и строительным предприятиям с цехами и отделами. У таких предприятий есть задача — сотрудники должны быстро передавать задачи между отделами, чтобы производство не останавливалось. Упростить передачу и выстроить связи между отделами можно через BPM.
3. Банкам и финансовым учреждениям. BPM организовывает и автоматизирует процессы кредитования, выдачи ипотек, суд согласно регламенту и законодательству.
4. Любым компаниям, которые хотят упорядочить действия сотрудников и отделов, а также улучшить взаимодействие между ними.

BPM не нужна малому и начинающему бизнесу. У таких компаний мало сотрудников, а бизнес-процессы простые, поэтому BPM-системы не принесут выгоды.

Плюсы и минусы BPM-систем

Плюсы

1. BPM автоматизирует бизнес-процессы, наводит в них порядок. В итоге сотрудники и отделы работают быстрее и допускают меньше ошибок.
2. Инструменты BPM отображают бизнес-процессы не в виде сложных текстовых описаний, а простых и понятных схем. На схемах изображают этапы бизнес-процессов, правила перехода между ними, исполнителей.
3. В BPM проще наблюдать за процессами и сроками работы. Всегда можно узнать, кто срывает сроки, не справляется с нагрузкой или тратит рабочее время на личные дела.
4. Если использовать BPM, можно уменьшить штат сотрудников благодаря автоматизации процессов и сократить расходы на зарплату.
5. С BPM проще внедрять бизнес-процессы в филиалах компании. Не надо всё создавать с нуля, можно взять то, что уже работает в головном офисе, и внедрить в филиалах.

Минусы

1. При моделировании бизнес-процессов можно допустить ошибки, которые в свою очередь приведут к ошибкам в работе компании.
2. BPM уменьшает инициативу сотрудников. Так как всё налажено и работает, создаётся впечатление, что предлагать и вводить что-то новое нет смысла.
3. Нарушить бизнес-процессы нельзя. Это может быть проблемой, если нужно обойти последовательность этапов, чтобы срочно решить какую-то задачу.

Какие BPM используют в России

Comindware Business Application Platform

Comindware Business Application Platform — это платформа для автоматизации бизнес-процессов. С помощью её инструментов можно моделировать процессы, анализировать их работу, графически настраивать на блок-схемах связи между ними.

Настройка бизнес-процессов происходит в конструкторе. Если создавать бизнес-процессы с нуля некогда или сложно, у Comindware есть библиотека готовых шаблонов. Шаблоны можно менять — добавлять поля в формы, этапы в процессы и при этом не останавливать работу BPM, если она уже запущена и сотрудники компании ею пользуются.

Также Comindware имеет встроенный мессенджер. Его могут использовать сотрудники, чтобы общаться друг с другом на рабочие темы.

Протестировать бесплатно Comindware можно с помощью демоверсии. Доступ к ней открыт до 90 дней. Далее надо приобрести лицензию. Её стоимость рассчитывается для каждого клиента отдельно и зависит от функционала.

ELMA

ELMA — это BPM-система с готовыми шаблонами бизнес-процессов. Их можно использовать сразу или менять под задачи и структуру компании. ELMA работает через браузер.

Чтобы быстрее освоиться с инструментами ELMA, можно изучить её базу знаний.

У ELMA есть бесплатный доступ, чтобы протестировать систему. Далее покупается лицензия. Стоимость лицензии зависит от количества пользователей, которые будут работать в системе.

«Первая форма»

«‎‎Первая Форма‎» имеет веб-версию и мобильное приложение. Это облегчает использование системы — сотрудники могут работать в офисе или удалённо.

К системе управления BPM можно подключить дополнительные модули: документооборот, управление продажами, закупки и логистика, если надо организовать все процессы компании в одной системе.

Стоимость лицензии рассчитывается индивидуально и складывается из цены необходимых модулей.

Заключение

1. BPM — это система управления бизнес-процессами. Она регламентирует работу отделов и сотрудников, прописывает алгоритмы их действий в определённых ситуациях.
2. BPM может объединять в себе различные модули: управление HR, управление закупками и логистикой, управление продажами, управление филиалами.
3. BPM выгодно использовать крупным компаниям с многоуровневой структурой и сложными бизнес-процессами. Система объединит всю деятельность компании в одну систему и организует прозрачную работу.