Бесполезные сообщения в рабочих чатах расходуют время не хуже, чем чаепития на кухне. Поэтому мы написали инструкцию, как общаться в рабочих чатах, чтобы не тратить время коллег впустую. На деле она подойдёт для общения не только с коллегами, но и с клиентами.
Читайте также
Исповедь новичка: 6,5 выводов за 65 дней в Email Soldiers
Правило 1. К чёрту вежливость
Пожалуйста, не пишите «Привет» отдельным сообщением. Лишнее уведомление отвлечёт внимание, но не принесёт никакой пользы. Пусть «Привет» будет частью сообщения, где вы говорите что-то реально важное.
Ваше отношение к коллегам передаётся не через какие-то конкретные слова. Если вы не напишете отдельный «Привет» или «Пожалуйста» после «Спасибо», ничего страшного не случится.
Туда же относятся фразы в стиле «Как дела?», если это всего лишь отвлекающий манёвр перед тем, как задать настоящий вопрос. Переходите сразу к делу! Исключение — если реально хотите узнать, как дела у коллеги, который заболел, или речь про дела по отдельной задаче. Но и тогда уместнее написать конкретно: «Как ты себя чувствуешь?» и «Как дела с проектом X? Есть вопросы?».
Не создавайте лишнего шума
Если у вас есть информация для собеседника, соберите её в логичный текст одного сообщения. Не надо отправлять десяток сообщений, добавляя новые факты. Представьте, какой аншлаг начнётся на экране собеседника, пока он будет получать 10 уведомлений одно за другим.
В сообщении сразу переходите к сути — без лишних прелюдий. Так вы сэкономите время — своё и коллеги.
Если ответ на вопрос занимает меньше 5 минут, не надо писать «Сейчас посмотрю», а через минуту присылать ещё одно сообщение с ответом. Человек не умрёт, если вы не скажете ему, что прямо сейчас начали поиск. Потратьте пару минут и пришлите сразу решение.
Важно! С вопросами, которые требуют для ответа полчаса, полдня или неделю, это правило не работает. Предупредите коллегу, что увидели его комментарий и через какое-то время сможете ему помочь.
Лишний шум встречается и в почте. Если новичок написал приветственное письмо для всех сотрудников, не надо присылать всей команде сообщение «Добро пожаловать». Пусть информация для новичка придёт только новичку!
Отправили материалы — поясните, что это и зачем
Не присылайте без пояснений ссылку на документ, макет или задачу. Добавьте пару слов о том, что это такое: «Новая статья про резиновых драконов, посмотри, пжл», «Задача от Ингосстрах, о которой говорили утром» и так далее. Так человек не будет тратить время, чтобы разобраться, что же ему пришло. Особенно жёстко, когда это файл на гигабайт, который скачивается 15 минут.
Если сообщаете, что доделали работу — дайте ссылку на готовый продукт, чтобы человек сразу проверил, что вы сделали. Тем более если речь про проект, к которому вы вернулись после долгого перерыва.
Читайте также
Как управлять проектом и не сойти с ума
Подумайте, прежде чем задать вопрос
Прежде чем бежать к коллегам с вопросом, попробуйте найти ответ самостоятельно. Например, вам нужна ссылка на статью из корпоративного блога — не тревожьте редактора, поищите сами. Нужен брендбук клиента — посмотрите, есть ли он в задаче.
Пользуйтесь ветками сообщений
Создавайте отдельную ветку, если хотите ответить на вопрос коллеги в общем чате или прокомментировать какое-то сообщение. Если диалог, где ответы падают в общую ленту, разрастётся хотя бы на 4–5 сообщений, лента превратится в свалку.
Например, обсуждение скотча на дверях Email Soldiers оказалось животрепещущей темой — ребята написали аж 26 сообщений. Представьте, что бы было, если бы они отправляли их в общий чат?
Ещё один плюс: если ребята ведут сразу несколько диалогов в чате, они не будут перемешиваться между собой. И если тема вас не касается, вы сможете просто проигнорировать тред и не просматривать сообщения в страхе, что пропустите важное.
Если в рабочем мессенджере (например, в Дискорде) нет веток, отвечая на сообщение в общем чате, нажимайте «Ответить».
Чтобы было понятно, кому отвечаете или какую тему хотите продолжить.
Чётко отвечайте на вопросы коллег
Предположим, вас спросили, когда будет готов текст или макет. Ответы в стиле «скоро», «как закончу» или «через некоторое время» не дают понимания, сколько на самом деле времени понадобится.
Отвечайте точно: «полчаса», «час», «12 секунд». Если точного ответа нет, сориентируйте, насколько это возможно: «Только начал, примерно через два часа будет готово. Может, и раньше».
Если просите что-то — поясняйте, зачем
Если вы хотите получить информацию от коллеги, поясните, зачем это нужно. Так у него будет мотивация сделать это качественнее и быстрее. Да, всем и так понятно, что вы просите не просто так. Но представьте: просто найти макеты двухгодичной давности или найти их, потому что они помогут привести клиента с чеком на 2 миллиона. Чувствуется разница, да?)
Не присылайте голосовые сообщения
Без комментариев, просто пусть все голосовухи сгорят в аду.
Бонус-совет не про чаты. Не отвлекайте коллег от работы
Не надо внезапно подходить к коллеге в рабочее время и начинать разговор. Скорее всего, в это время он разбирается с задачей, и ваш внезапный визит собьёт его с мысли. Это реально бесит, когда вы заняты, а люди подходят и дёргают вас — особенно если вопрос не очень важный.
Вместо этого напишите коллеге и спросите, сможет ли он с вами поболтать. А лучше попробуйте задать вопрос в личном сообщении. Например, совсем необязательно прямо сейчас сообщать менеджеру, что на следующей неделе вы поставите ему задачу.
Узнайте, сколько для вас будет стоить
Email-маркетинг под ключЗакрепим изученное
- Не отправляйте отдельно «Привет» и «Как дела?». Сделайте их частью реально важного сообщения.
- Начинайте с главного.
- Не разбивайте одну мысль на десяток сообщений.
- Поясняйте ссылки, документы и другие вложения.
- Попробуйте разобраться самостоятельно, прежде чем задавать вопрос коллегам.
- Создавайте треды, если хотите ответить на вопрос или комментарий в общем чате.
- Чётко отвечайте на вопросы: не «скоро», а «через полчаса».
- Если просите информацию — поясняйте, зачем она нужна.
- Не присылайте голосовые сообщения — только текст.
