Чтобы задачи не терялись, а дедлайны не срывались, компании используют таск-менеджер — инструмент для отслеживания задач на проекте.
Планировщики разнообразны по функциональности, стоимости и возможностям настройки — в зависимости от специфики проекта можно подобрать подходящий вам. Например, дизайнерам важно видеть процесс согласования макетов — им нужен прямой доступ к клиентским задачам. Если нравятся диаграммы Ганта, есть планировщики, в которых такая функция предусмотрена.
В статье расскажем подробнее, что учитывать при выборе менеджера задач, и поделимся собственным опытом.
Читайте также
7 приложений, которые облегчат работу менеджера (и не только)
Какие сервисы пробовали мы и почему они нам не подошли
«Яндекс Трекер»
Год назад в компании проводилась стратегическая сессия. На ней обсуждались проблемы, которые тянут работу вниз или тормозят развитие. Одна из них — неудобный инструмент для таск-менеджмента. На тот момент внутренние задачи отслеживались с помощью «Яндекс Трекера», и вот что нас не устраивало:
- у задач неудобная визуализация, нет приоритизации;
- нет возможности подключить клиента к совместной работе;
- оповещения приходят только на почту, нельзя настроить браузерные уведомления или интеграцию с другими программами;
- нельзя указать время дедлайна — это важно, потому что, например, у писем есть не только дата, но и время отправки.
Trello
Выбор инструмента для совместной работы над задачами с клиентом оставался за менеджером проекта. Часто заводили доску в Trello.
Trello 一 популярный инструмент для управления проектами. Но, если выбрать неправильные настройки приватности, при использовании бесплатных досок в Trello может произойти утечка данных. Открытые доски индексируются поисковыми системами.
В настройках приватности доски есть несколько степеней конфиденциальности: можно сделать пространство приватным, командным и публичным. Лучше использовать приватные доски, чтобы данные не оказались в открытом доступе. Но в бесплатной версии сервиса нет возможности разграничить роли, поэтому есть риск, что кто-то из коллег случайно откроет общий доступ к доске. Из соображений информационной безопасности мы решили не использовать Trello.
Критерии, по которым мы выбирали менеджер задач
Наш идеальный таск-менеджер должен соответствовать ряду требований.
Функциональность
Мы проанализировали рабочие процессы и поняли, какие функции должны быть у нашего планировщика. Где-то достаточно чек-листов или карточек со статусами, на более сложных проектах удобны диаграммы Ганта или древовидное отображение задач. Нам важно выбирать индивидуально, куда должны приходить оповещения.
Стоимость
Определили, сколько мы готовы потратить на инструмент. И ещё нам важно было знать, насколько увеличится стоимость сервиса через год, если учесть рост компании.
Универсальность
Задач много, и работа в разных программах получается слишком громоздкой. Поэтому нам нужен таск-менеджер, который покроет большинство наших потребностей.
Безопасность
Изучая потенциальные инструменты для работы, мы обращали внимание на то, как в них хранятся данные, кто имеет к ним доступ, как этот доступ можно открыть или ограничить. Мы заботимся о безопасности клиентских данных, поэтому этот критерий один из основных для нас.
Почему мы выбрали «ПланФикс»
«ПланФикс» — не просто таск-менеджер, а целая система управления компанией. Можно её кастомизировать и создавать отдельные рабочие пространства для разных типов пользователей.
У сервиса есть несколько тарифных планов. Выбор зависит от количества сотрудников в компании и возможностей настройки (количество проектов, фильтров, планировщиков, статусов задач и т. д.). У нас — «Бизнес».
Основное преимущество «ПланФикса» для нас: сервис подходит и для внутренних задач компании, и для совместной работы с клиентами, что существенно экономит временные трудозатраты.
Подготовка к переезду компании на «ПланФикс» началась с выделения основных типов задач и анализа того, как наша структура укладывается в структуру нового инструмента. Затем создавались тестовые проекты, типовые шаблоны, первые автоматизации, после начали подключать реальных клиентов и внутренние проекты.
В «ПланФиксе» есть разные уровни доступа к задачам:
- Аудиторы имеют полный доступ, могут редактировать описание, менять исполнителей и участников.
- Участники просто видят происходящее в задаче и могут участвовать в обсуждениях. Наши сотрудники видят только те задачи, в которых участвуют в какой-либо роли. Клиенты видят только задачи по своему проекту.
Читайте также
Заповеди менеджера нашей компании
Разнообразие планировщиков «ПланФикса» — чтобы каждый сотрудник создавал своё удобное пространство
В «ПланФиксе» можно сделать кастомные интерфейсы планировщиков для разных отделов, чтобы пользователь видел только те разделы меню, которые нужны ему.
Ещё одна удобная функция «ПланФикса» 一 хроника уведомлений. Хроника объединяет действия по задаче в одном месте и помогает сотруднику быстро разобраться, что происходило в задаче за время его отсутствия. Непрочитанные комментарии подсвечиваются жёлтым.
Пожалуй, самым популярным планировщиком остаётся «Задачи по статусам». Вот как он выглядит у нас:
Индивидуальная настройка рабочих пространств позволяет выбрать такие виды органайзеров:
- ежедневник;
- задачи по статусам;
- задачи по ролям;
- древовидный;
- диаграмма Ганта;
- таблица.
Можно настроить собственный планировщик и добавлять в него блоки разных типов. А ещё они интерактивные: можно просто перетащить задачу в другой столбец, тем самым поменяв ей статус, проект или исполнителя.
Читайте также
Почему сотрудникам стоит писать статьи в блог компании
Как мы настраивали «ПланФикс» под себя
Мы сделали несколько шаблонов для разных типов задач, и при открытии окна с новой задачей нужно только заполнить недостающую информацию.
В «Яндекс Трекере» менеджер создавал вручную задачу на текст, брал оттуда ссылку на файл, шёл в другую очередь, создавал задачу на дизайн и вставлял туда файл с текстом и т. д. Задачи были разрозненны 一 не всякий менеджер настраивал между ними связи, и приходилось вручную носить файлы из одной задачи в другую.
В «ПланФиксе» мы настроили шаблон так, что в родительской задаче находится всё описание, а в подзадачах 一 текст, дизайн, вёрстка. Файлы автоматически перекидываются между задачами. Конечно, некоторым клиентским проектам это решение не подходит, поэтому шаблоны меняются, но всё же можно сократить работу с помощью таких автоматизаций.
Можно делить задачи по типам, расставлять приоритеты, устанавливать сроки и напоминания.
Так выглядит задача в работе:
Уведомления можно полностью настроить под себя: помимо привычных браузерных оповещений и писем на почту есть интеграция с телеграмом и хроника, о которой уже рассказали выше. Под каждый тип уведомлений можно выбрать наиболее удобный канал, например в телеграме получать только оповещения о новых задачах, а по почте — только о комментариях.
После того как основные подготовительные работы были завершены и сотрудники агентства начали пользоваться новым инструментом, мы создали в дискорде чат для вопросов и предложений, чтобы продолжать делать пространство удобным.
В ближайшем будущем хотим с помощью «ПланФикса» трекать время работы над задачами и автоматизировать подготовку отчётов.
Читайте также
Внутряк: правила общения в рабочих чатах
Что нужно делать, чтобы использование таск-менеджера было безопасным
Какой бы планировщик рабочих задач вы ни выбрали, мы советуем тщательно подумать о безопасном использовании таск-менеджера.
Следить за тем, кто имеет доступ к рабочему пространству
Добавляйте людей в проект не общей пригласительной ссылкой, а вручную, по адресам электронной почты, которые клиент сообщил официально: по почте или через заключение дополнительного соглашения к договору.
Разработать документы, регулирующие ответственность сторон за использование авторских материалов
Если работа в таск-менеджерах ведётся с личных аккаунтов, в случае возникновения спора в суде будет нереально доказать, что пользователь с ником Машуля99 一 это ваш клиент. Поэтому аккаунты команды и клиентов должны создаваться с корпоративных почт и содержать полную информацию о сотруднике (Ф. И. О., организация, должность). Лучше, чтобы домен совпадал с названием компании, например @crmgroup.ru.
В договоре или дополнительных соглашениях пропишите ответственность сторон. Например, получая от клиента изображение или текст, мы должны быть уверены, что использование этих материалов не нарушает прав третьих лиц.
Использовать менеджеры паролей для хранения доступов
Для хранения паролей и логинов от учётных записей лучше использовать специальные программы, которые зашифровывают данные, 一 менеджеры паролей. Они используют AES-шифрование с длинным ключом (256 бит), и их почти нельзя взломать. Так хранить пароли намного безопаснее.
Напоминаем, что в телеграм-канале «Маркетинг за три минуты» мы пересказываем самые интересные материалы об онлайн-маркетинге в постах-трёхминутках — подписывайтесь и будьте в курсе. А если хотите поболтать и поделиться мыслями, приходите к нам в CRM-Chat.
