Как мы выполнили OKR в третьем квартале 2021: отчёт о работе

Мы продолжаем работать над целями по методу OKR, и вот наш очередной отчёт о работе в третьем квартале. Материал о ключевых результатах Email Soldiers первых двух кварталов 2021 публиковали ранее в блоге. И на днях подвели итоги очередного этапа, встретились в новом офисе и поделились достижениями с командой.

Расскажем, как ставили цели в этот раз, что получилось, почему цели достигались, но совсем не те, которые планировали изначально, какие новые выводы для себя сделали. И немного о том — как хотим завершить этот год.

Основная цель компании на первый период 2021 года

Мы продолжаем строить CRM — Group, внутри которой растут самостоятельные направления. В третьем квартале к Creative Soldiers и Lead Plan присоединилось контент-агентство Monk и техническое направление MarTech. У некоторых сотрудников появились новые роли.

Важный этап — долгожданный переезд в новый офис.

новый офис email soldiers

В новом пространстве у нас будет больше места и возможностей для реализации всех идей, много зелени, просторная терраса для летних кутежей, система «умного» освещения, изолированные переговорки.

Зачем нам новый офис?

Как сказал наш гендир: «Компании нужен дом. Он должен быть кайфовым».

Маркетинг

Ещё в начале года мы решили связывать все цели по OKR вокруг релиза новой услуги. В третьем квартале завершили цель из прошлого периода — провели исследование по коммуникациям в недвижимости.

Летом зарелизили новую услугу — мессенджер-маркетинг.

Основная цель маркетинга — релиз новой услуги

В рамках этой темы:

Одной целью, конечно, не ограничились — работали и над остальными сферами.

Контент

Приняли в команду двух новобранцев — процесс работы над контентом стал бодрее.

команда маркетинга

Обновили раздатку «Как написать текст для email-рассылки» — она получилась крутой и суперполезной.

Поменяли стиль в соцсетях, продумали контент и дизайн, сделали регулярным формат рассказов о команде — сами любуемся 🙂

Обновлённый инстаграм Email Soldiers
Обновлённый инстаграм Email Soldiers

Наладили выпуск кейсов и сразу выпустили историю о том, как опрос помог оптимизировать программу лояльности Kerastase.

Стали активно сотрудничать с внешними ресурсами:

Ускорились в заполнении «Глоссария», где собираем ключевые термины CRM-маркетинга.

В следующем периоде планируем больше помогать с продвижением другим командам.

Продажи

В новом периоде планировали:

  • оптимизировать внутренние процессы;
  • увеличить средний чек на CRM-маркетинг;
  • начать использовать Customer Development;
  • продавать продукты других направлений.

Оптимизация рутины

Ключевыми по этой цели были задачи:

  • шаблонизировать сборку типовых писем;
  • сократить время на постановку задач в трекере — также благодаря шаблонам.

Увеличение среднего чека на услуги по CRM-маркетингу

Для достижения этой цели:

  • добавили в смету нового комплекса услуг платное тестирование корректности интеграции;
  • включили регулярные работы по мессенджер-маркетингу;
  • пересобрали некоторых услуги для улучшения их качества.

Грамотно и без космических обещаний

запустим CRM-маркетинг

Кастдев

Customer Development — метод тестирования идей новых продуктов непосредственно на клиенте. В этом случае сначала выявляется проблема клиента, под которую разрабатывается продуктовое решение.

Это нужно:

  1. Сейлзам и маркетингу — чтобы понимать мир клиента и его потребности.
  2. Продуктовой команде — чтобы развивать необходимые компетенции для решения клиентских задач.

Чтобы реализовать задумку:

  • подготовили вопросы кастдева по «Яндекс.Дзену»;
  • собрали выборку клиентов;
  • придумали письма о том, что даём в качестве бонуса;
  • провели две встречи, одна из которых привела к продаже.

Продажа других направлений

Нам нужно было понять, как ещё мы можем помогать клиентам, и собрать контур всех услуг компании. Сейчас в развитии услуги:

  • автоматизация отчётности;
  • продвижение в «Яндекс.Дзене»;
  • лидогенерация в LeadPlan;
  • мессенджер-маркетинг.

А что с текущими продажами?

отчёт о работе продажи

И ещё:

  • переехали на новую телефонию, чтобы звонить напрямую из CRM;
  • обновили шаблоны смет и презентаций;
  • автоматизировали основной процесс продажи в CRM;
  • внедрили автоматические постановки задач и напоминалки;
  • собрали новое пространство для продаж в Miro;
  • сформировали скоринг лидов;
  • усилили отдел: наняли SDR (Sales Development Representative — представитель по развитию продаж) и ещё одного сейлза.

отчёт о работе продажи 2

Менеджеры

Сейчас мы находимся в условной точке А, где у нас есть бэк-команда:

  • отдел MarTech, который берёт на себя техническое обеспечение работы с клиентами;
  • специалист по обучению новичков;
  • куратор разработки эталонов для менеджеров;
  • и Customer Success Director, обеспечивающий глубокую декомпозицию и детализацию всех процессов.

Такой подход обеспечит нам высокую экспертизу и оптимальное распределение ресурсов по задачам.

Как будем работать

Наш концепт сейчас — движение из точки А в точку В: от простого к сложному, от незнания к знанию, от разрозненных процессов до единой оптимизированной системе.

  1. Разгружаем тимлидов новых команд, чтобы они могли больше вкладываться в стратегию, развитие и консалтинг по продуктам и прокачивать команду.
  2. Создаём общую систему работы менеджеров, оптимизируем её и синхронизируем со всей командой: описываем основные процессы и точки роста в каждой зоне, где создаются продукты или возникает взаимодействие с другими командами и клиентом.
  3. Вырабатываем эталоны работы — методологии, которые помогут быстро создавать сложные продукты на основе экспертизы опытных маркетологов агентства.

Аналитики

В третьем квартале аналитики снова поставили себе три чётких цели:

  1. Создать шаблоны для типового отчёта по рассылкам.
  2. Создать визуальный элемент, опубликовать в MS Store, сертифицировать.
  3. Автоматизировать прогнозы.

Шаблоны для типового отчёта

Ключевым результатом по этой цели должен был стать набор шаблонов, который позволит с минимальными затратами создавать типовые отчёт о работе.

С какими проблемами столкнулись:

  • у нас не было универсального отчёта, на который можно было ориентироваться;
  • видение этого отчёта у разных менеджеров различалось;
  • данные обрабатываются не одинаково.

Цель выполнили на 30%, но ещё требуется шаблонизировать запросы и дашборды. При этом максимально формализировать и упростить структуру и модель данных, расчёты и т. д.

Визуальный элемент

Цель перешла ещё из прошлого периода, когда мы определились с внешним видом элемента:

отчёт о работе аналитики

Оказалось, что инструмент актуальный: всё больше встречается запросов на пользовательские визуальные элементы.

Сейчас инструмент в процессе тестирования и устранения ошибок — можно сказать, что цель выполнена на 90%.

Автоматизация прогнозов

По этой цели ещё в прошлом периоде мы разработали модель и собрали исходные данные. Сейчас цель трансформировалась — сделать не шаблон, а отдельный сервис, который будет работать самостоятельно. Уже обсудили возможность технической реализации за счёт своих ресурсов, дополнительно решаем с менеджерами и сейлзами, какой будет структура и функционал нового сервиса.

автоматизированные отчёты
Так будут выглядеть новые автоматизированные отчёты

Monk

В этом квартале отдельное контентное направление трансформировалось в настоящее самостоятельное агентство.

Что сделали?

  1. Сделали дизайн сайта, отдали в вёрстку. В процессе — блог и соцсети.
  2. Расширили команду до 15 человек, ещё три корректора помогают нам вне штата.

    отчёт о работе monk

  3. Совершенствуем онбординг — готовим внутренний курс для новичков, чтобы систематизировать процесс обучения. Вновь в нашем любимом формате — чат-бота в телеграме.
  4. Собираем новый курс: на этот раз про разные форматы текстов и в виде рассылки.
  5. Перерабатываем курс для начинающих писателей, выкатим новую версию в январе.
  6. Перераспределили роли в команде: теперь за обучение и новые направления отвечает не главред Лена, а отдельные редакторы.
  7. Активно работаем с «Яндекс.Дзеном» — скоро поделимся кейсами.

MarTech

В новом периоде у нас наконец сформировалось ещё одно направление — про автоматизацию маркетинга.

Обособили всё техническое

Чем будет заниматься новая команда:

  • планировать и внедрять технологии для автоматизации коммуникаций;
  • прокачивать экспертизу по платформам и сервисам;
  • проектировать объектные модели для CDP/CRM;
  • готовить ТЗ на интеграцию и сопровождение внедрения;
  • регламентировать и систематизировать работу с ESP/CDP;
  • настраивать триггерные сценарии в платформах;
  • следить за состоянием баз;
  • прокачивать технические скиллы менеджеров.

Словом, облегчать работу команды путём автоматизации сложных технологических процессов.

Что уже сделали

Для некоторых клиентов с нашей помощью работает:

  • сопровождение разработки стратегии;
  • создание объектных моделей в CRM;
  • интеграция платформы с сайтом;
  • реструктуризация данных;
  • поддержка триггерных сценариев;
  • техническая поддержка.

К концу года планируем сформировать состав команды и отладить процесс взаимодействия с менеджерами. Это поможет компании создать ценность на рынке.

HR

Отдел HR в третьем квартале ставил такие цели:

  1. Повысить вовлечённость сотрудников.
  2. Быстрее закрывать потребности в найме.
  3. Сделать прозрачным рост.
  4. Снизить текучку.

Как выросла вовлечённость

отчёт о работе кадры

Как закрывали потребности в найме

Мы расширили каналы поиска кандидатов:

  • разместили вакансии в Up to work, VC, «Буду», Cossa, Finder;
  • начали сотрудничать со Skillbox и «Нетологией»;
  • активно постили вакансии в телеграме;
  • сотрудничали с Mindbox;
  • провели презентацию в РГРТУ;
  • выпустили два дайджеста вакансий;
  • использовали ручной поиск.
подробнее о найме
Результаты по найму «Второй квартал vs третий квартал»

Как снижали текучку

Чтобы классные ребята не покидали нас слишком быстро:

  • проанализировали рынок зарплат и пересмотрели зарплатные вилки некоторых подразделений;
  • организовали профессиональное обучение на внешних ресурсах так, чтобы оно было понятным и прозрачным для всех;
  • возобновили программу психологической поддержки сотрудников.

результаты hr на конец периода

Онбординг

Новую роль взяла на себя менеджер Вера — уже в составе команды HR.

онбординг

В результате планируем прийти к тому, что каждый будет занят своим делом и действительно умеет делать то, что ему поручают.

Global team

Международная команда Email Soldiers в третьем квартале поставила более реалистичные цели:

отчёт о работе глобал

Upwork

Ещё в прошлом периоде задались целью прокачивать работу на фриланс-бирже Upwork, и в первый период 2021 заработали $152. В этом квартале нужно было решить, работаем здесь дальше или нет.

Честно признаться, приоритет у этой цели был низкий, по ней сменилось несколько исполнителей, в итоге делегировали стажёру, которому на эту задачу потребовалось больше времени. Результатов нет, и пока всё ещё непонятно, двигаться в этом направлении или оставить его.

Партнёрство

Новых партнёров не появилось, но немного увеличили цифры в работе по Mailchimp Partnership Program:

партнёрство глобал

Клиенты

Подписали договор с одним клиентом — будем работать!

Один лид пришёл с англоязычного сайта — ведём переговоры.

Маркетинг

Внимания этому направлению уделили много, поэтому и получилось много:

  1. В блоге Global вышло 20 новых статей.
  2. Опубликовались на Hongkiat, запланировали публикацию на sitepoint.com.
  3. Активно развивали соцсети:

    Instagram команды Global
    Instagram команды Global

  4. Настроили рассылку блога.
  5. Получили неплохие результаты от рекламы и других маркетинговых активностей:

    маркетинговые результаты глобал

Таск-трекер

Остановились на Planfix и уже запустили тестирование этого инструмента.

Выводы

Мы поняли, что мечтаем о многом — осталось только понять, как реализовывать это максимально разумно, чтобы охватить всё.

Итак:

  • процессы рулят — их надо грамотно выстраивать;
  • руководителю нельзя замыкать всё на себя, нужно делегировать — команда справится;
  • большие цели требуют для реализации больше людей;
  • англоговорящие менеджеры — перспективная идея для Global в ситуации, когда мы поставляем зарубежных клиентов, а менеджеры с ними работают дальше.

Creative Soldiers и дизайн

Продолжаем расти как самостоятельная команда. Особенно круто, что по выручке выросли почти в три раза по сравнению с прошлым годом.

На этот период планировали:

  • пересобрать продукт и услуги;
  • оптимизировать работу команды.

Не планировали, но сделали — проапгрейдили инстаграм.

Пересборка продукта

Поняли, что некоторые проекты тормозят наше развитие — будем от них отказываться.

Пробовали новые для себя сферы, поняли, куда хотим идти — сконцентрировали на дизайне, креативе и немного на фронтенд-разработке. Уже ведём проекты по этим направлениям и продолжаем учиться.

Чем занимаемся в текущих проектах:

  • занимаемся брендингом соцсетей;
  • запускаем спецпроекты;
  • разрабатываем и редизайним сайты и лендинги;
  • запустили проект в ТикТоке.

Оптимизация работы команды

Переписали грейды для CS — уже как для самостоятельной команды — и стали близки к рынку. Есть понимание, куда расти самим и как улучшать продукт.

Сложную разработку пока вынесли на аутсорс.

Обновили всю нашу дизайнерскую Wiki и перенесли в Notion.

Ввели менторство для джунов и прошли курс People Station — о том, как управлять с фокусом на команду, с вовлечением в процесс всех сотрудников.

Обновление стилистики в инстаграме

Обновлённый инстаграм CS
Обновлённый инстаграм CS

Планируем продолжать прокачивать мастерство по всем направлениям и обеспечить стабильное поступление денег.

IT и LeadPlan

Планов строили много:

отчёт о работе лидплан

Получилось не всё:

результаты лидплан

Почему не всё получилось? Вместо найма случился уход из команды некоторых бойцов — и это стало основной причиной невыполнения некоторых целей.

А кое-что всё-таки сделали.

Выпуск Widget Maker

Эта задача готова на 90%: инструмент сейчас на стадии тестирования. А в целом виджеты LeadPlan в сегменте Social Proof увеличили конверсию на 15%.

Запуск маркетинга LeadPlan

Распланировали и запустили продвижение в блоге и соцсетях, регулярно производим новый контент.

Выход на окупаемость

Задача в активном процессе:

  • появился процесс подсчёта показателей;
  • увеличилось число заказов в среднем на 10%.

Финансы

Финансовый отдел подводил итоги с января по август этого года.

Как изменилась выручка по сравнению с аналогичным периодом 2020
Общая динамика↑ 70%
Email Soldiers↑ 57%
LeadPlan↑ 210%
Creative Soldiers↑ 199%

А маржинальность пока примерно равна прошлогодней и составляет 24%.

И ещё один из важных итогов периода. Раньше каждый сотрудник финансового отдела работал со своими задачами, к третьему кварталу мы стали одной командой:

отчёт о работе финансы

Мы выделили три главные цели до конца этого года:

  1. Автоматизация и архивация документооборота.
  2. Прозрачная финансовая отчётность на команду.
  3. Внедрение политики по вопросам авторских прав

Автоматизация документооборота

Сейчас мы подбираем подходящий инструмент: нужен такой, чтобы закрывал задачи не только внутри отдела, но и помогал взаимодействовать с другими командами и контрагентами.

Прозрачная финансовая отчётность

Каждый месяц команда получает цифры за прошедший месяц — продолжаем совершенствовать этот отчёт о работе, получая обратную связь от коллег, добавляя интересующие сотрудников темы.

Политика по вопросам авторских прав

Чтобы команда была готова и серьёзно подкована в этом вопросе:

  • собираем информацию по теме;
  • готовим презентацию на всю команду.

Исполнительный директор

Ещё одно расширение команды — должность исполнительного директора. Её занял ранее ведущий CRM-маркетолог Андрей Благов.

Чтобы войти в новую роль, необходимо было полностью выйти из клиентских задач.

Это должно было стать одним из ключевых результатов OKR исполнительного директора. А также:

  • запуск лендинга по мессенджер-маркетингу;
  • четыре клиента на работу с мессенджерами;
  • партнёрские клиенты;
  • утверждение своей роли в компании.

По сути к цели непосредственно исполнительного директора здесь относится только последний пункт — стало понятно, что нужно делать в новой роли:

  1. Ставить реалистичные цели компании и создавать стратегии для их достижения на разные периоды: месяц, квартал, год.
  2. Синхронизировать эти цели с командой и наладить обратную связь.
  3. Выстроить процессы с ответственными за задачи, сроками, ресурсами, доведением до результата. Своевременно решать проблемы.

отчёт о работе исполнительный директор

Коммерческий директор

Поговорим о планах и дальнейшем росте.

До сих пор компания находилась в нижней части маркетинговой воронки:

отчёт о работе коммерческий директор

Мы концентрируемся на том, чтобы удерживать клиентов, развернули вокруг этого какую-то часть продакшена. Это небольшой рынок, и по прогнозам он будет расти. Email Soldiers, а, вернее, уже CRM—group должна будет масштабироваться по всей воронке.

Способы роста

Чтобы поддерживать стабильный мультигоризонтальный рост, мы планируем:

  1. Развивать и усиливать текущие сферы деятельности.
  2. Создавать новые.
  3. Объединяться с другими компаниями.

Методы роста

Помогать расти нам будут:

  • построение единой операционной платформы, которая сможет обслуживать свои команды и подключённые бизнес-юниты;
  • создание внутреннего фонда для исследования рынка и выращивания партнёров;
  • перенаправление части прибыли для создания новых проектов;
  • разработка правил запуска новых проектов и правил финансирования.

Новая ценность

В этом году мы презентовали команде и рассказали всем про наши ценности, к которым добавилась ещё одна:

новая ценность

Наш комдир призвал команду к дисциплине осознанной:

С дисциплинированными людьми не нужна иерархия.

Когда есть дисциплинированное мышление, не нужна бюрократия.

Когда есть дисциплинированные действия и сильные лидеры, не нужен чрезмерный контроль.

Главные цифры по третьему кварталу

главные цифры


Читайте нас в телеграме — канал «Маркетинг за три минуты» — и участвуйте в обсуждениях в «Чате Солдат».

Узнавайте об обновлениях блога Email Soldiers первым

Спасибо!

Осталось подтвердить подписку — кликнуть по кнопке в письме, которое мы вам отправили.

Похожие статьи

Цели по OKR для Email Soldiers на 2021 год и результат за полгода

Какие цели команды EMS поставили на 2021 год и каких ключевых результатов добились через полгода.

Ценности компании: зачем они нужны и как создавались в Email Soldiers

Мы создавали ценности два года, опираемся на них во всех рабочих процессах и даже в жизни.

Почему заказать email-рассылку не может стоить 10 000 рублей. Разбираем этапы работы

У нас над рассылкой работает команда из пяти человек и тратит на неё около 15 часов.