Вместо массивных эксель-таблиц с тысячами строчек данных настроили понятные красивые автоматически обновляющиеся графики. Сэкономили для клиента до 250 человеко-часов в год.

В начале февраля мы сделали Power BI отчёты по емейл-маркетингу для Banki.ru. Это позволило автоматизировать сбор статистики из двух источников — ExpertSender и внутренней системы трекинга, и представить информацию в более наглядном графическом виде.

Поговорим о том, как мы настроили процесс и с какими трудностями столкнулись.

Зачем потребовалась настройка Power BI

Если коротко, то вот:

Раньше над отчётами работали сразу два специалиста: наш менеджер собирал информацию из ExpertSender, ребята из Banki.ru — для системы трекинга.

До настройки Power BI отчёта сбор проходил по такой схеме:

1. выбираем нужное письмо в ExpertSender;
2. открываем отчёт по нему;
3. переходим в отчёт по отдельным сегментам и выгружаем его;
4. заливаем данные в файл отчета;
5. с помощью формул в Excel считаем CTR, OR и процент ошибок;
6. копируем utm-метки вручную из письма и добавляем в отчёт;
7. определяем тип рассылки (дайджест, продуктовая, новостная) и названия банков и прописываем в отчёте;
8. смотрим id сегментов и самого письма в ExpertSender и вносим их в отчёт;
9. переходим к следующему письму.

На это уходило по четыре часа каждую неделю и ещё пять в конце месяца. В сумме получалось больше 20 человеко-часов.

Что мы сделали

Чтобы упростить работу с отчётами, мы настроили дашборд Power BI, где отображаются все показатели, которые нужны специалистам Banki.ru. Теперь их не нужно собирать вручную — они обновляются автоматически в режиме реального времени, к тому же выглядят красивее и проще для анализа.

Какие были трудности при реализации

На пути к красивым автоматическим отчётам нас ждали сразу несколько трудностей, связанных с получением исходных данных и особенностями Power BI. Какие-то из них мы решили в процессе, с некоторыми боремся до сих пор.

1. Неудобный формат данных, формируемых ExpertSender.
   Данные суммируются за выбранный период без разбиения по дням, а заказчику требовалась ежедневная статистика. Мы обращались в техподдержку платформы, но решить проблему так и не получилось: предложенные варианты оказались либо такими же неудобными, либо сложными в реализации. В итоге мы сами нашли решение — делаем отдельные API-запросы для каждого дня вместо одного общего за весь месяц. Благо, у сервиса нет ограничений на их количество. Несмотря на избыточность и неоптимальность такого решения, цель была достигнута.
2. Ошибки при обновлении отчётов.
   Эта проблема была следствием первой: большое количество запросов и объём данных привели к частым ошибкам при автоматическом обновлении отчётов. Мы всё ещё ищем решение, но даже при таком раскладе трудозатраты на обновление данных уменьшились во много раз.
3. Проблемы с доступом к источнику данных.
   При автоматическом обновлении отчёта на сервере Microsoft часто возникают проблемы c доступом к источникам данных, особенно при использовании POST-запросов. Это связано с особенностями подключения сервера.
   Мы смогли решить эту проблему, настроив запросы к проблемным источникам через прокси-сервер. Он формирует ответы при аутентификации в требуемом формате.

Какие придумали фишки

Google-таблицы для переменной информации

Информация на сайте часто обновляется, поэтому состав списков рассылки и сегментов может меняться. Эти изменения нужно отображать в отчёте. Чтобы ребятам из Banki.ru не приходилось обращаться к нам каждый раз, когда нужно исправить исходный код отчёта, мы подключили Google-таблицы. Клиент сам вносит в них правки, и отчёт обновляется.

Страница с навигацией в отчёте

В отчёте 12 дашбордов. Чтобы легко переключаться между ними, мы добавили страницу с навигацией. Для этого использовали элемент Bookmarks, появившийся в Power BI в октябре 2017 года.

Сводный отчёт по всем типам рассылок

У «Банки.ру» много типов рассылок: новостные, триггерные, автореспондер и т.д. Поэтому мы сделали сводный отчёт, который даёт общую информацию, при этом из него легко переключиться на дашборд по конкретному типу рассылок.

Инициатива была полностью наша, но заказчик её одобрил и поддержал. Для реализации этой функции также использовался элемент Bookmarks.

Инструкция внутри Power BI отчёта

Инструкции в бумажном виде или в виде отдельных файлов часто теряются, поэтому мы сделали её прямо внутри отчёта. Там есть отдельный дашборд с ссылками на все подключенные внешние ресурсы и с инструкциями, как заполнять конфигурационные Google-таблицы.

Что изменилось после настройки отчётов в Power BI

• теперь данные можно анализировать в привычном табличном виде и в более наглядном графическом — с помощью диаграмм, графиков, «воронок»;
• данные в отчётах обновляются автоматически;
• можно сравнивать показатели за различные периоды — за неделю, месяц, год;
• сделан акцент на основных метриках email-маркетинга;
• можно просто и оперативно менять наборы данных сразу на нескольких дашбордах;
• над отчётом работает один специалист — он следит за обновлениями и при необходимости исправляет ошибки, это занимает около часа в неделю.

Отзыв от Banki.ru

Менеджер по email-маркетингу в Banki.ru Виктория Голубкова написала отзыв о работе над отчётом:

«У нас стояла задача минимизировать трудозатраты на отчётность: максимально автоматизировать процесс и отслеживать информацию по рассылкам в режиме реального времени.

Первая версия отчёта нам не подошла: это был сильно упрощённый вариант, им было неудобно пользоваться. Тогда мы составили подробное ТЗ и расписали, что именно нам нужно. На этот раз ребята делали по плану и попутно предлагали разные решения, что ещё можно улучшить. Иногда они превосходили наши ожидания.

В итоге большинство задач мы решили. Не удалось лишь реализовать отчёт по перетеканию сегментов, который показывал бы состояние базы в динамике».